В шапке
Как управлять эффективностью проекта внедрения ИТ-системы

Как управлять эффективностью проекта внедрения ИТ-системы

Цифровизация любого бизнеса начинается с элементарной автоматизации процессов, цель которой – снизить трудоемкость на ведение части бизнес-операций, оцифровать большинство данных, которые ранее не вносились в информационную систему, начать анализировать данные для принятия управленческих решений.

В настоящее время одной из самых популярных концепций в автоматизации бизнеса является ERP

ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия интеграции производства и операций управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного программного обеспечения.

Концепция ERP сформулирована в 1990 году аналитиком Gartner как видение развития методик MRP II и CIM (англ.), в начале — середине 1990-х годов появилось несколько успешных тиражируемых ERP-систем для крупных организаций, в 2000-е годы произошла консолидация поставщиков, появилось значительное количество ERP-систем для малого и среднего бизнеса.

Для чего компании внедряют ERP и какие выгоды от этого они получают?

Компания 1С собрала отзывы от клиентов, которые внедрили 1С ERP:

Несмотря на эти цифры, многие компании отказываются от внедрения ERP.

Причины отказа от внедрения ERP, на мой взгляд, следующие:

  1. Сложность прогноза экономического эффекта от внедрения
  2. Плохая статистика успешности внедрения ERP
  3. Понимание того, что существующие в компании бизнес-процессы не готовы к автоматизации

Почему сложно сделать прогноз экономического эффекта от внедрения?

Ответ банален: Для детального расчета потребуется погружение в анализ бизнес-процессов компании-клиента, что по стоимости приближается к стоимости проекта автоматизации

Давайте посмотрим на статистику Успешности проектов внедрения ERP-систем:

Как видим, цифры так себе, я бы сказал «не впечатляют».

И все же, не автоматизировать свой бизнес сегодня – это путь в никуда. Каковы факторы удачных инвестиций в ИТ-проект? Их три:

  1. Прогноз эффективности инвестиций в ИТ-проект
  2. Управление рамками проекта внедрения
  3. Извлечение выгод из работающей ИТ-системы

Начнем с прогноза эффективности инвестиций в ИТ-проект. Несмотря на то, что сделать его сложно, это делать нужно, иначе отсутствие прогноза приведет к оттягиванию старта проекта автоматизации, а это может привести к потере конкурентных преимуществ компании.

Какие есть подходы к оценке эффективности вложения в ИТ?

Некоторые заказчики ИТ-проектов, считают выгоды от внедрения так:

Считаем, сколько людей уволим, после того как сократим трудозатраты и считаем сколько сэкономить на оптимизации серверов. На мой взгляд такой подход слишком утрирован.

Давайте посмотрим на подходы к оценки эффективности, разработанные мировыми компаниями (https://probusiness.io/finance/1205-kak-ocenit-otdachu-kotoruyu-prinesli-investicii-v-avtomatizaciyu-biznesa.html)

На примере расчета Рентабельности отдачи от инвестиций (ROI) для одного проекта, в котором я был руководителем проекта покажу как делался расчет.

Затраты на ввод в промышленную эксплуатацию составили:

Прогноз затрат на поддержку ИТ-системы был сделан на основании предположения, что на поддержке, введенной в промышленную эксплуатацию ERP-системы будет работать 3 штатных специалиста ИТ-отдела (расчет затрат на развитие системы не делался, так же, как и выгод от нового функционала, который обязательно добавится по ходу развития бизнес-процессов):

Расчет выгод за 5 лет от эксплуатации ИТ-системы был сделан с помощью хронометирования того, сколько операции занимали в старой ИТ-системе и сколько на них уходит у пользователей в новой ИТ-системе:

Дополнительные выгоды от ИТ-системы, которые посчитать не удалось:

  • Увеличение точности оперативного и управленческого учета, что приведет к принятию более правильных решений
  • Снижение расходов на масштабирование новой ИТ-системы

Расчет ROI за 5 лет эксплуатации:

Может быть не самые впечатляющие цифры, но многие выгоды мы не смогли посчитать.

И такой прогноз намного лучше для собственников бизнеса, чем его отсутствие!

Сейчас поговорим немного об управлении границами проекта внедрения ИТ-системы.

Пользователи по мере освоения продукта начинают просить реализовать интерфейсные улучшения, новые отчеты, новый функционал

При этом, есть такая интересная статистика, отраженная в исследовании Exceeding value. The Standish Group International, 2014, показывающая, что в заказном программном обеспечении пользователи часто используют 20% функционала, дополнительно к этому еще 30% пользователи используют  редко, и 50% не используют никогда!

Впечатляет, верно?

Для того, чтобы выбрать подход к управлению списком требований, надо определиться с моделью жизненного цикла проекта (об этом я уже писал тут: https://probusiness.io/master_class/733-kakie-byvayut-zhiznennye-cikly-proekta-i-pochemu-vazhno-ob-etom-znat.html). Для того, чтобы выбор сделать было легче, можно использовать подход, описанный в Agile Practice Guide, PMI 

Спонсор проекта, представители команды и заказчика, отвечают на вопросы, сгруппированные в 3 домена:

  • Культура – насколько окружение способствует подходу?
  • Команда – сможет ли сама команда воспользоваться преимуществами подхода?
  • Проект – а что с самим проектом? насколько нужно и можно быть гибкими?

Результаты обсуждения наносят на диаграмму:

В каких случаях Agile даст лучший эффект, чем водопад?

  • Заказчик проекта доверяет команде с точки зрения ее компетентности в сборе и анализе требований, принятии решений о том, как реализовать требования
  • Команда исполнителей умеет работать по Agile
  • Заказчик проекта готов участвовать в частых демонстрациях промежуточных результатов проекта, вникать в сделанные разработки и давать обратную связь команде

Выгоды от использования Agile:

  • Позволяет начать пользователям работать с программным обеспечением в более короткие сроки
  • Повышает вероятность успеха ИТ-проекта:

Если мы вбираем для проекта один из Agile-подходов, то с точки зрения работы с требованиями важно:

  • Делаем документ по бизнес-требованиям
  • Выбираем подход к приоритезации требований
  • Расставляем приоритеты в требованиях
  • Отказываемся по ходу проекта от тех требований, на которые не хватает бюджета и сроков

Для выбора подхода к приоритезации требований можно использовать один из двадцати подходов:

Например, подход «Ценность против Затрат» позволяет оценить выгоды от каждого требования в денежном выражении и соотнести их с затратами на разработку:

Решение о приоритете принимается запросто: чем больше угол наклона для требования, тем выше приоритет!

Теперь поговорим об извлечении выгод из работающей ИТ-системы

Внедрение ERP – это ИТ-проект?

На взгляд многих аналитиков – это всего на 20% ИТ-проект и на 80% проект организационных изменений

Основные сложности внедрения ERP:

  • Не формализованные бизнес-процессы – сложно извлечь требования к автоматизации процессов
  • Пользователи понимают угрозу увольнения и сабботируют внедрение
  • Нужно вносить больше данных, чем в старой системе
  • Сложность и дороговизна доработки коробочной ERP под требования клиента

Для вовлечения сотрудников заказчика ERP-проекта в проект важно:

  • Объяснить им цели внедрения ERP и выгоды для самих сотрудников
  • Разработать систему премирования сотрудников за проект внедрения

На этапе мониторинга получения выгод:

  • Анализируем, используются ли пользователями сделанные доработки продукта
  • Улучшаем юзабилити, чтобы сотрудники использовали имеющийся функционал

А теперь немного о будущем.

Соединение технологии AI и Цифровых двойников в информационных системах приведет к радикальному снижению затрат на доработку и внедрение ERP-систем, а также на поддержку

Новое поколение ERP-системы, которая уже проходит пилотную эксплуатацию, делает следующее:

  1. Сама создаёт информацию о сделках. Не грузит людей записями. Снижает стоимость с нескольких центов за запись до 10-27
  2. Сама общается с людьми о задачах и контрактуется с ними в чатботах
  3. Устанавливает приоритет сотруднику, исходя из формулы: «В первую очередь делаются те работы, которые быстрее приносят больше денег»
  4. Сама оптимизирует ресурсы, работу людей и свои алгоритмы
  5. Мониторит, записывает и анализирует сбои процессов. Многое исправляет сама. В сложных ситуациях привлекает к решению людей

Выгоды от нового поколения ERP-систем:

  1. За лицензии не нужно платить. Внедрение бесплатно. Оплата только за успешно завершенные прибыльные сделки
  2. Позволяет радикально снизить затраты на программистов и консультантов (аналитиков)

Пилотные внедрения новой ERP-системы уже идут в компаниях РФ:

  1. ИТ компания
  2. Производственная компания (прогноз сбыта, автоматическое планирование производства и автоматический закуп)
  3. Крупный перевозчик грузов (принятие решений о выполнении работ)
  4. Крупная сервисная компания (автоматизация снабжения и процессов управления персоналом)
  5. Компания из фитнес-индустрии
  6. Бизнес школа

Несмотря на это, не стоит на 3-5 лет откладывать внедрение ERP-системы, так как вы сможете уже через год после начала внедрения начать получать выгоды и когда появится новое поколение ERP, вам будет проще перейти на него.

Подробнее о курсе здесь

 

 

Комментарии (0)
Войти как