Цифровизация любого бизнеса начинается с элементарной автоматизации процессов, цель которой – снизить трудоемкость на ведение части бизнес-операций, оцифровать большинство данных, которые ранее не вносились в информационную систему, начать анализировать данные для принятия управленческих решений.
В настоящее время одной из самых популярных концепций в автоматизации бизнеса является ERP
ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия интеграции производства и операций управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного программного обеспечения.
Концепция ERP сформулирована в 1990 году аналитиком Gartner как видение развития методик MRP II и CIM (англ.), в начале — середине 1990-х годов появилось несколько успешных тиражируемых ERP-систем для крупных организаций, в 2000-е годы произошла консолидация поставщиков, появилось значительное количество ERP-систем для малого и среднего бизнеса.
Для чего компании внедряют ERP и какие выгоды от этого они получают?
Компания 1С собрала отзывы от клиентов, которые внедрили 1С ERP:
Несмотря на эти цифры, многие компании отказываются от внедрения ERP.
Причины отказа от внедрения ERP, на мой взгляд, следующие:
- Сложность прогноза экономического эффекта от внедрения
- Плохая статистика успешности внедрения ERP
- Понимание того, что существующие в компании бизнес-процессы не готовы к автоматизации
Почему сложно сделать прогноз экономического эффекта от внедрения?
Ответ банален: Для детального расчета потребуется погружение в анализ бизнес-процессов компании-клиента, что по стоимости приближается к стоимости проекта автоматизации
Давайте посмотрим на статистику Успешности проектов внедрения ERP-систем:
Как видим, цифры так себе, я бы сказал «не впечатляют».
И все же, не автоматизировать свой бизнес сегодня – это путь в никуда. Каковы факторы удачных инвестиций в ИТ-проект? Их три:
- Прогноз эффективности инвестиций в ИТ-проект
- Управление рамками проекта внедрения
- Извлечение выгод из работающей ИТ-системы
Начнем с прогноза эффективности инвестиций в ИТ-проект. Несмотря на то, что сделать его сложно, это делать нужно, иначе отсутствие прогноза приведет к оттягиванию старта проекта автоматизации, а это может привести к потере конкурентных преимуществ компании.
Какие есть подходы к оценке эффективности вложения в ИТ?
Некоторые заказчики ИТ-проектов, считают выгоды от внедрения так:
Считаем, сколько людей уволим, после того как сократим трудозатраты и считаем сколько сэкономить на оптимизации серверов. На мой взгляд такой подход слишком утрирован.
Давайте посмотрим на подходы к оценки эффективности, разработанные мировыми компаниями (https://probusiness.io/finance/1205-kak-ocenit-otdachu-kotoruyu-prinesli-investicii-v-avtomatizaciyu-biznesa.html)
На примере расчета Рентабельности отдачи от инвестиций (ROI) для одного проекта, в котором я был руководителем проекта покажу как делался расчет.
Затраты на ввод в промышленную эксплуатацию составили:
Прогноз затрат на поддержку ИТ-системы был сделан на основании предположения, что на поддержке, введенной в промышленную эксплуатацию ERP-системы будет работать 3 штатных специалиста ИТ-отдела (расчет затрат на развитие системы не делался, так же, как и выгод от нового функционала, который обязательно добавится по ходу развития бизнес-процессов):
Расчет выгод за 5 лет от эксплуатации ИТ-системы был сделан с помощью хронометирования того, сколько операции занимали в старой ИТ-системе и сколько на них уходит у пользователей в новой ИТ-системе:
Дополнительные выгоды от ИТ-системы, которые посчитать не удалось:
- Увеличение точности оперативного и управленческого учета, что приведет к принятию более правильных решений
- Снижение расходов на масштабирование новой ИТ-системы
Расчет ROI за 5 лет эксплуатации:
Может быть не самые впечатляющие цифры, но многие выгоды мы не смогли посчитать.
И такой прогноз намного лучше для собственников бизнеса, чем его отсутствие!
Сейчас поговорим немного об управлении границами проекта внедрения ИТ-системы.
Пользователи по мере освоения продукта начинают просить реализовать интерфейсные улучшения, новые отчеты, новый функционал
При этом, есть такая интересная статистика, отраженная в исследовании Exceeding value. The Standish Group International, 2014, показывающая, что в заказном программном обеспечении пользователи часто используют 20% функционала, дополнительно к этому еще 30% пользователи используют редко, и 50% не используют никогда!
Впечатляет, верно?
Для того, чтобы выбрать подход к управлению списком требований, надо определиться с моделью жизненного цикла проекта (об этом я уже писал тут: https://probusiness.io/master_class/733-kakie-byvayut-zhiznennye-cikly-proekta-i-pochemu-vazhno-ob-etom-znat.html). Для того, чтобы выбор сделать было легче, можно использовать подход, описанный в Agile Practice Guide, PMI
Спонсор проекта, представители команды и заказчика, отвечают на вопросы, сгруппированные в 3 домена:
- Культура – насколько окружение способствует подходу?
- Команда – сможет ли сама команда воспользоваться преимуществами подхода?
- Проект – а что с самим проектом? насколько нужно и можно быть гибкими?
Результаты обсуждения наносят на диаграмму:
В каких случаях Agile даст лучший эффект, чем водопад?
- Заказчик проекта доверяет команде с точки зрения ее компетентности в сборе и анализе требований, принятии решений о том, как реализовать требования
- Команда исполнителей умеет работать по Agile
- Заказчик проекта готов участвовать в частых демонстрациях промежуточных результатов проекта, вникать в сделанные разработки и давать обратную связь команде
Выгоды от использования Agile:
- Позволяет начать пользователям работать с программным обеспечением в более короткие сроки
- Повышает вероятность успеха ИТ-проекта:
Если мы вбираем для проекта один из Agile-подходов, то с точки зрения работы с требованиями важно:
- Делаем документ по бизнес-требованиям
- Выбираем подход к приоритезации требований
- Расставляем приоритеты в требованиях
- Отказываемся по ходу проекта от тех требований, на которые не хватает бюджета и сроков
Для выбора подхода к приоритезации требований можно использовать один из двадцати подходов:
Например, подход «Ценность против Затрат» позволяет оценить выгоды от каждого требования в денежном выражении и соотнести их с затратами на разработку:
Решение о приоритете принимается запросто: чем больше угол наклона для требования, тем выше приоритет!
Теперь поговорим об извлечении выгод из работающей ИТ-системы
Внедрение ERP – это ИТ-проект?
На взгляд многих аналитиков – это всего на 20% ИТ-проект и на 80% проект организационных изменений
Основные сложности внедрения ERP:
- Не формализованные бизнес-процессы – сложно извлечь требования к автоматизации процессов
- Пользователи понимают угрозу увольнения и сабботируют внедрение
- Нужно вносить больше данных, чем в старой системе
- Сложность и дороговизна доработки коробочной ERP под требования клиента
Для вовлечения сотрудников заказчика ERP-проекта в проект важно:
- Объяснить им цели внедрения ERP и выгоды для самих сотрудников
- Разработать систему премирования сотрудников за проект внедрения
На этапе мониторинга получения выгод:
- Анализируем, используются ли пользователями сделанные доработки продукта
- Улучшаем юзабилити, чтобы сотрудники использовали имеющийся функционал
А теперь немного о будущем.
Соединение технологии AI и Цифровых двойников в информационных системах приведет к радикальному снижению затрат на доработку и внедрение ERP-систем, а также на поддержку
Новое поколение ERP-системы, которая уже проходит пилотную эксплуатацию, делает следующее:
- Сама создаёт информацию о сделках. Не грузит людей записями. Снижает стоимость с нескольких центов за запись до 10-27
- Сама общается с людьми о задачах и контрактуется с ними в чатботах
- Устанавливает приоритет сотруднику, исходя из формулы: «В первую очередь делаются те работы, которые быстрее приносят больше денег»
- Сама оптимизирует ресурсы, работу людей и свои алгоритмы
- Мониторит, записывает и анализирует сбои процессов. Многое исправляет сама. В сложных ситуациях привлекает к решению людей
Выгоды от нового поколения ERP-систем:
- За лицензии не нужно платить. Внедрение бесплатно. Оплата только за успешно завершенные прибыльные сделки
- Позволяет радикально снизить затраты на программистов и консультантов (аналитиков)
Пилотные внедрения новой ERP-системы уже идут в компаниях РФ:
- ИТ компания
- Производственная компания (прогноз сбыта, автоматическое планирование производства и автоматический закуп)
- Крупный перевозчик грузов (принятие решений о выполнении работ)
- Крупная сервисная компания (автоматизация снабжения и процессов управления персоналом)
- Компания из фитнес-индустрии
- Бизнес школа
Несмотря на это, не стоит на 3-5 лет откладывать внедрение ERP-системы, так как вы сможете уже через год после начала внедрения начать получать выгоды и когда появится новое поколение ERP, вам будет проще перейти на него.
Подробнее о курсе здесь.