В настоящее время во всем мире происходят процессы цифровой трансформации бизнеса, которые, безусловно, коснутся любой компании.
Некоторые бизнесмены надеются на то, что ничего не изменится в ближайшие 5-10 лет и все это только разговоры и очередной хайп. Но, на мой взгляд, достаточно посмотреть презентацию стратегии Сбербанк, чтобы понять, что умные компании осознают, что цифровая трансформация неизбежна. Вопрос только в том, как она отразится на Вашем бизнесе и сможете ли вы извлечь из нее выгоду.
Первым шагом на пути к цифровой трансформации является автоматизация бизнес-процессов компании, которая должна привести к сокращению расходов на оплату труда, получению оперативной и достоверной аналитики для принятия важных управленческих решений, сокращению дебиторской задолженности и другим эффектам.
Можно ли подсчитать эффект от автоматизации бизнеса, оценить эффективность инвестиций в автоматизацию? Конечно можно. Вопрос только в том, когда это делать: до старта проекта внедрения новой информационной системы или в конце?
В моей практике собственники бизнеса начинают считать эффекты в конце проекта, когда наступает время судить об успешности проекта.
К примеру, для проекта одного из наших заказчиков мы недавно сделали список статей, за счет которых будет получена экономия от проекта автоматизации бизнес-процессов и предложили ему методику расчета выгод по каждой статье.
Результат расчета выгод представлен в таблице ниже, но значения для расчета экономии сделаны на следующих допущениях и предположениях:
- Информационная система (далее по тексту – ИС) вводится в эксплуатацию на 5 лет, после чего потребуется ее значительный апгрейд или внедрение новой системы
- Для расчета объема инвестиций в ИС будет использоваться показатель TCO (совокупная стоимость владения)
- Для расчета эффективности – показатель ROI
- Внутренняя cтоимость 1 часа работы пользователя ИС – 20 BYN (сюда входит заработная плата за 1 час и все виды выплат с нее)
|
Статья выгод |
Экономия времени, часов | Экономия в BYN |
| Менеджеры не будут обращаться к ответственному за контроль дебиторской задолженности, чтобы она распечатала им текущее состояние дебиторской задолженности клиента. Они смогут самостоятельно создать отчет за 30 секунд | 670 | 13400 |
| Сотруднику отдела расчетов не придется разносить выписку отдельно в своем программном продукте | 600 | 12000 |
| Подготовка отчетов по дебиторской задолженности по контрагентам будет занимать 30 секунд на создание каждого отчета | 450 | 9000 |
| Создание счета на основании документа Заказ клиента будет занимать 1 минуту, т.к. данные в счет подтягиваются автоматом из Заказа клиента | 700 | 14000 |
|
Своевременная подготовка пакета документов на оплату для клиентов, что приведет к высвобождению денежных средств за счет сокращения периода оборачиваемости дебиторской задолженности |
50 000 | |
| Итого экономия | 98 400 |
Допустим, что проект автоматизации бизнес-процессов стоит 50 000 BYN, и на поддержку внедренной информационной системы будет потрачено 25 000 BYN за последующие 5 лет эксплуатации системы, при это TCO для этой системы равен 75 000 BYN.
Выгоды от внедрения ИС = 98 400 – 75 000 = 23400
ROI проекта = 23 400 / 75 000 *100% = 31,2%
В моей практике был пример проекта автоматизации бизнеса, где размер эффекта от внедрения был в 32 раза выше, чем в приведенном выше примере расчетов, при этом расчет делался также на 5 лет эксплуатации новой информационной системы.
Кстати, информационная система позволяет получить не только прямые выгоды, но также резко увеличить точность оперативного и управленческого учета, что приведет к принятию более правильных решений и косвенно повлияет на увеличение оборота и прибыли бизнеса. Но рассчитать этот эффект не представляется возможным, хотя о его наличии также необходимо помнить.
Успешность проектов внедрения ИТ-систем зависит от многих факторов. При этом, по статистике компании Panorama Consulting в 2018 году из более чем 500 проектов автоматизации бизнеса на базе ERP-решений 64% проектов превысили плановый бюджет:
А в плановый срок уложился лишь 21% таких проектов:
Естественно, такая статистика может только отпугнуть от внедрения информационных систем.
Что мы в компании КейТуБи делаем для того, чтобы проекты а которых мы являемся исполнителем достигали целей, при этом завершались в плановый срок и укладывались в плановый бюджет?
Мы начинаем беседу с потенциальным клиентом с вопросов:
Какие проблемы сегодня есть в Вашем бизнесе?
Может ли автоматизация бизнес-процессов решить эти проблемы?
И, на наш взгляд, это очень важные вопросы. Так как если мы не будем понимать в чем ограничение бизнес-системы в данный момент, то мы не сможем помочь нашему клиенту. Иногда после первой встречи и ответов на эти вопросы, нам становится понятно, что мы ничем не сможем помочь потенциальному клиенту.
Второй шаг, который мы делаем перед стартом проекта, это обсуждение бизнес-требований, сбор и анализ пользовательских требований и разработка технического задания на проект. Некоторые бизнесмены не понимают важность этого шага и не готовы платить за него. Тогда мы можем работать по схеме: вы нам ставите задачи, мы оцениваем их, выставляем коммерческое предложение и если Вас оно устроит, мы реализуем задачи. Для некоторых компаний такой вариант вполне приемлем и тоже приведет к получению выгод от автоматизации. Но этот вариант предполагает, что в штате компании-клиента есть профессиональные бизнес-аналитики, которые хорошо понимают потребности бизнеса и умеют извлечь, проанализировать и сформулировать требования.
По итогу разработки технического задания на проект мы предлагаем архитектуру будущей информационной системы, делаем оценку трудоемкости проекта внедрения, оценку сроков и бюджета.
Вопрос архитектуры будущей информационной системы очень важен. Например, недавно я узнал от одного из потенциальных клиентов, что в их компании разрабатывается информационная система на базе типового решения 1С-Бухгалтерия, в котором дорабатывается функционал для автоматизации процессов продаж, производства и закупок. Это очень странное решение с точки зрения архитектуры, так как обычно бухгалтерскую программу стараются не дорабатывать, чтобы ее можно было достаточно легко обновлять, а обновляется бухгалтерский учет в Беларуси очень часто. При этом оперативный учет стоит автоматизировать на отдельном продукте и между программой для оперативного учета и программой для бухгалтерского учета делать интеграцию, чтобы избежать двойного ввода данных. Эта компания еще столкнется с огромными проблемами после того, как группа разработки расстанется с ними, и разработанную ими конфигурацию кому-то придется поддерживать и вносить в нее изменения, которые произойдут в правилах бухгалтерского учета.
Избежать таких ошибок и помогает выбор правильной архитектуры ИС.
После разработки технического задания, клиент выбирает компанию, которая будет реализовывать его. Если предполагается, что это будет делать наша компания, то, как правило, клиенты начинают торговаться с нами за меньший бюджет, просят сократить плановые сроки. После нескольких раундов переговоров мы либо сойдемся по стоимости и срокам реализации проекта, либо расстанемся.
Если клиент выбирает нас как исполнителя на этапе реализации мы с ним обсуждаем какой подход для реализации проекта мы выбираем: водопадную модель или итерационную модель жизненного цикла (о разнице между этими двумя подходами я уже писал ранее:
И после этого, начинается самое интересное: бессонные ночи, сопротивление пользователей, непонимание менеджеров компании—клиента почему они должны менять свои привычки пол новую систему. И в этом плане я абсолютно уверен в том, что проект внедрения информационной системы лишь на 50% - это ИТ-проект, и на 50% это проект внедрения организационных изменений.
Для внедрения организационных изменений наша компания вовлекает в процесс представителя компании-клиента и помогает ему сформировать на его стороне сильную команду вовлеченных людей. Если таких людей мы не видим перед стартом проекта внедрения, то мы отказываемся от реализации проекта.
В следующих статьях я попробую рассказать о том, как разрабатывать техническое задание, как выбирать поставщика ИТ-услуг, как выстроить управление проектом автоматизации бизнеса.