В шапке
Как увеличить рентабельность бизнеса за счет автоматизации?

Как увеличить рентабельность бизнеса за счет автоматизации?

В настоящее время во всем мире происходят процессы цифровой трансформации бизнеса, которые, безусловно, коснутся любой компании.

Некоторые бизнесмены надеются на то, что ничего не изменится в ближайшие 5-10 лет и все это только разговоры и очередной хайп. Но, на мой взгляд, достаточно посмотреть презентацию стратегии Сбербанк, чтобы понять, что умные компании осознают, что цифровая трансформация неизбежна. Вопрос только в том, как она отразится на Вашем бизнесе и сможете ли вы извлечь из нее выгоду.

Первым шагом на пути к цифровой трансформации является автоматизация бизнес-процессов компании, которая должна привести к сокращению расходов на оплату труда, получению оперативной и достоверной аналитики для принятия важных управленческих решений, сокращению дебиторской задолженности и другим эффектам.

Можно ли подсчитать эффект от автоматизации бизнеса, оценить эффективность инвестиций в автоматизацию? Конечно можно. Вопрос только в том, когда это делать: до старта проекта внедрения новой информационной системы или в конце?

В моей практике собственники бизнеса начинают считать эффекты в конце проекта, когда наступает время судить об успешности проекта.

К примеру, для проекта одного из наших заказчиков мы недавно сделали список статей, за  счет которых будет получена экономия от проекта автоматизации бизнес-процессов и предложили ему методику расчета выгод по каждой статье.

Результат расчета выгод представлен в таблице ниже, но значения для расчета экономии сделаны на следующих допущениях и предположениях:

  1. Информационная система (далее по тексту – ИС)  вводится в эксплуатацию на 5 лет, после чего потребуется ее значительный апгрейд или внедрение новой системы
  2. Для расчета объема инвестиций в ИС будет использоваться показатель TCO (совокупная стоимость владения)
  3. Для расчета эффективности – показатель ROI
  4. Внутренняя cтоимость 1 часа работы пользователя ИС – 20 BYN (сюда входит заработная плата за 1 час и все виды выплат с нее)

Статья выгод

Экономия времени, часов Экономия в  BYN
Менеджеры не будут обращаться к ответственному за контроль дебиторской задолженности, чтобы она распечатала им текущее состояние дебиторской задолженности клиента. Они смогут самостоятельно создать  отчет за 30 секунд 670 13400
Сотруднику отдела расчетов  не придется разносить выписку отдельно в своем программном продукте 600 12000
Подготовка отчетов по дебиторской задолженности по контрагентам будет занимать 30 секунд на создание каждого отчета 450 9000
Создание счета на основании документа Заказ клиента будет занимать 1 минуту, т.к. данные в счет подтягиваются автоматом из Заказа клиента 700 14000

Своевременная подготовка пакета документов на оплату для клиентов, что приведет к высвобождению денежных средств за счет сокращения периода оборачиваемости дебиторской задолженности

  50 000
Итого экономия   98 400

 

Допустим, что проект автоматизации  бизнес-процессов стоит 50 000 BYN, и на поддержку внедренной информационной системы будет потрачено 25 000 BYN за последующие 5 лет эксплуатации системы, при это TCO для этой системы равен 75 000 BYN.

Выгоды от внедрения ИС = 98 400 – 75 000 = 23400

ROI проекта = 23 400 / 75 000 *100% = 31,2%

В моей практике был пример проекта автоматизации бизнеса, где размер эффекта от внедрения был в 32 раза выше, чем в приведенном выше примере расчетов, при этом расчет делался также на 5 лет эксплуатации новой информационной системы.

Кстати, информационная система позволяет получить не только прямые выгоды, но также резко увеличить точность оперативного и управленческого учета, что приведет к принятию более правильных решений и косвенно повлияет на увеличение оборота и прибыли бизнеса. Но рассчитать этот эффект не представляется возможным, хотя о его наличии также необходимо помнить.

Успешность проектов внедрения ИТ-систем зависит от многих факторов. При этом, по статистике компании Panorama Consulting в 2018 году из более чем 500 проектов автоматизации бизнеса на базе ERP-решений 64% проектов превысили плановый бюджет:

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                             

А в плановый срок уложился лишь 21% таких проектов:

 

Естественно, такая статистика может только отпугнуть от внедрения информационных систем.

Что мы в компании КейТуБи делаем для того, чтобы проекты а которых мы являемся исполнителем достигали целей, при этом завершались в плановый срок и укладывались в плановый бюджет?

Мы начинаем беседу с потенциальным клиентом с вопросов:

Какие проблемы сегодня есть в Вашем бизнесе?

Может ли автоматизация бизнес-процессов решить эти проблемы?

И, на наш взгляд, это очень важные вопросы. Так как если мы не будем понимать в чем ограничение бизнес-системы в данный момент, то мы не сможем помочь нашему клиенту. Иногда после первой встречи и ответов на эти вопросы, нам становится понятно, что мы ничем не сможем помочь потенциальному клиенту.

Второй шаг, который мы делаем перед стартом проекта, это обсуждение бизнес-требований, сбор и анализ пользовательских требований и разработка технического задания на проект. Некоторые бизнесмены не понимают важность этого шага и не готовы платить за него. Тогда мы можем работать по схеме: вы нам ставите задачи, мы оцениваем их, выставляем коммерческое предложение и если Вас оно устроит, мы реализуем задачи. Для некоторых компаний такой вариант вполне приемлем и тоже приведет к получению выгод от автоматизации. Но этот вариант предполагает, что в штате компании-клиента есть профессиональные бизнес-аналитики, которые хорошо понимают потребности бизнеса и умеют извлечь, проанализировать и сформулировать требования.

По итогу разработки технического задания на проект мы предлагаем архитектуру будущей информационной системы, делаем оценку трудоемкости проекта внедрения, оценку сроков и бюджета.

Вопрос архитектуры будущей информационной системы очень важен. Например, недавно я узнал от одного из потенциальных клиентов, что в их компании разрабатывается информационная система на базе типового решения 1С-Бухгалтерия, в котором дорабатывается функционал для автоматизации процессов продаж, производства и закупок. Это очень странное решение с точки зрения архитектуры, так как обычно бухгалтерскую программу стараются не дорабатывать, чтобы ее можно было достаточно легко обновлять, а обновляется бухгалтерский учет в Беларуси очень часто.  При этом оперативный учет стоит автоматизировать на отдельном продукте и между программой для оперативного учета и программой для бухгалтерского учета делать интеграцию, чтобы избежать двойного ввода данных. Эта компания еще столкнется с огромными проблемами после того, как группа разработки расстанется с ними, и разработанную ими конфигурацию кому-то придется поддерживать и вносить в нее изменения, которые произойдут в правилах бухгалтерского учета.

Избежать таких ошибок и помогает выбор правильной архитектуры ИС.

После разработки технического задания, клиент выбирает компанию, которая будет реализовывать его. Если предполагается, что это будет делать наша компания, то, как правило, клиенты начинают торговаться с нами за меньший бюджет, просят сократить плановые сроки. После нескольких раундов переговоров мы либо сойдемся по стоимости и срокам реализации проекта, либо расстанемся.

Если клиент выбирает нас как исполнителя на этапе реализации мы с ним обсуждаем какой подход для реализации проекта мы выбираем: водопадную модель или итерационную модель жизненного цикла (о разнице между этими двумя подходами я уже писал ранее:

И после этого, начинается самое интересное: бессонные ночи, сопротивление пользователей, непонимание менеджеров компании—клиента почему они должны менять свои привычки пол новую систему. И в этом плане я абсолютно уверен в том, что проект внедрения информационной системы лишь на 50% - это ИТ-проект, и на 50% это проект внедрения организационных изменений.

Для внедрения организационных изменений наша компания вовлекает в процесс представителя компании-клиента и помогает ему сформировать на его стороне сильную команду вовлеченных людей. Если таких людей мы не видим перед стартом проекта внедрения, то мы отказываемся от реализации проекта.

В следующих статьях я попробую рассказать о том, как разрабатывать техническое задание, как выбирать поставщика ИТ-услуг, как выстроить управление проектом автоматизации бизнеса.

 

 

 

Комментарии (0)
Войти как