В шапке
Подготовка процессов компании к автоматизации

Подготовка процессов компании к автоматизации

В одной из статей об автоматизации бизнеса на базе ERP мы рассмотрели причины неудач таких проектов (http://project-management.zis.by/avtomatizaciya-biznesa/erpproekty-prichiny-neudach-i-faktory-uspeha.html).

И среди рекомендаций для увеличения вероятности успеха ERP-проекта прозвучала рекомендация поработать с процессами, прежде чем их автоматизировать.

На мой взгляд, подготовка процессов является одной из самых важных составляющих успеха проекта автоматизации бизнеса.

Для начала нужно определиться с тем, что я понимаю под терминами «процесс» и «бизнес-процесс». В литературе по процессному подходу очень часто используются оба термина и у внимательного читателя возникает вопрос: это одно и то же или эти термины чем-то отличаются?

В своих проектах по автоматизации бизнеса я использую определения данных терминов, которые привел в цикле статей бизнес-аналитик А.Курьян:

Процесс – это последовательность функций по преобразованию процессного объекта  

©http://analyst.by/news/processes-for-business-analists-1

Бизнес-процесс – это то, чем управляет менеджер бизнес-процесса

 ©http://analyst.by/articles/protsessyi-dlya-analitikov-chast-2-protsessyi-i-biznes-protsessyi

Чаще всего в проектах автоматизации мы сталкиваемся с тем, что в компании, которая является заказчиком проекта автоматизации, не оперируют понятием «процессный объект», а значит и использовать термин «процесс» в вышеуказанном смысле становится сложно. При этом переломить ситуацию оказывается очень непросто, т.к. это требует обучения и изменения точки зрения руководителей бизнеса на то, что такое «процесс» и «управление процессами». Второй проблемой является то, что в компании часто нет владельцев процессов. Такое положение дел, на мой взгляд, порождает необходимость уточнить ответ на вопрос: что компания собирается автоматизировать – «процессы» или «бизнес-процессы»?

По моим наблюдениям, руководители белорусских компаний чаще всего не понимают, что такое «процессный объект», и не принимают подход, связанный с выделением процессных объектов и описанием их жизненного цикла в компании. Однако, как описал А.Курьян в статьях, ссылки на которые даны выше, работа с бизнес-процессами приводит к локальной оптимизации и не дает того эффекта, который могли бы получить руководители компании, если бы они занялись изучением и улучшением «процессов» своей компании.

Ниже представлены некоторые рекомендации по работе с процессами до старта проекта автоматизации:

  1. Не автоматизируйте процессы «как есть» без их предварительно изучения

Скорее всего, в процессах вашей компании есть проблемы. Если вы не решите эти проблемы до автоматизации, то получается, что вы автоматизируете данные проблемы. К чему приведет автоматизация проблем? Как мне видится, к автоматизированным проблемам. Звучит нелепо, не так ли? Но так часто происходит. Руководство компании выбирает программный продукт, подписывает контракт с ИТ-компанией на его внедрение, а потом начинаются проблемы: алгоритмы по выполнению процессов, зашитые в программном продукте, не подходят компании, сотрудники из ИТ-компании просят дать им описания процессов «как должно быть», а в компании их еще нет. А проект уже потребляет время и деньги. Что делать: продолжать экспериментировать с процессами, на лету меняя их, и дорабатывать программный продукт или остановить проект и заняться изучением процессов? Первый вариант, как правило, оказывается очень дорогим.

  1. Для поиска проблем в процессах используйте несколько инструментов

Один из инструментов поиска проблем в процессах – это описание процессов в графическом виде. В результате описания становятся очевидными такие проблемы, как: неверно выделенные границы процесса, отсутствие единого ответственного за его результативность, излишние функции в составе процесса, устаревшие подходы к выполнению отдельных функций.

Для описания процессов человечество уже придумало десятки разных нотаций.

Нотация - это система условных обозначений (т.е. язык моделирования), состоящая из:

  • символов, используемых для представления понятий и их взаимоотношений (алфавит)
  • правил применения символов (синтаксис)

По данным исследования «The State of Business Process Management 2014», в 2013 году среди 311 респондентов, ответивших на вопрос по использованию нотаций в проектах улучшения процессов, самыми популярными нотациями для моделирования процессов были:

Из данных диаграммы видно, что бесспорным лидером является нотация BPMN.

В этом же исследовании был задан вопрос относительно того, какой инструмент для работы с процессами является наиболее важным для компании-респондента. Оказалось, что 34% компаний используют для работы с процессами MS Visio и 20% респондентов - специальные программные продукты для моделирования процессов (подробнее о них тут: http://bpmsoft.org/category/soft/)

Еще один полезный инструмент поиска проблем в процессах – это имитационное моделирование. Метод имитационного моделирования позволяет оценить время выполнения процесса, время, затрачиваемое на задержки в ходе выполнения процесса и т.п.

По итогам опроса «The State of Business Process Management 2014» оказалось, что в 2013 году лишь 1% респондентов использовали специальное программное обеспечение для имитации процессов, тогда как в 2005 году их было 11%. Видимо, специальное ПО востребовано только в крупных проектах по улучшению процессов, а в иных ситуациях для имитации процессов используют встроенный функционал тех же продуктов, в которых выполняется моделирование процессов.

Третий инструмент поиска проблем в процессах – это использование теории ограничений Голдратта (подробнее здесь: http://www.tocpeople.com/tocpeople/goldratt/)

После того как проблемы в процессах определены, нужно найти решения для этих проблем. Инструментами для решения проблем могут стать приемы из ТРИЗ (подробнее здесь: http://analyst.by/articles/triz-review-for-business-and-systems-analysts-part-1) и логические инструменты из той же теории ограничений Голдратта.

  1. Не попадайтесь на трюк «Наше программное обеспечение содержит правильные процессы»

Поставщики ERP-решений иногда сообщают, что их программное обеспечение уже содержит алгоритмы, автоматизирующие «лучшие практики», что может восприниматься таким образом, что их программное обеспечение содержит «правильные» процессы. Но если разобраться, то откуда они могут быть уверены в том, что эти «правильные» процессы подойдут вашему бизнесу? Очень часто «правильные» для западной компании процессы не учитывают менталитет наших сотрудников и уровень менеджмента в белорусской компании, что затрудняет запуск этих «правильных» процессов в наших компаниях. Итак, «правильные» процессы - это всего лишь гипотеза, которую вам стоит проверить до выбора программного продукта. Изучите структуру «зашитых» в ERP процессов и определите, насколько вам подходят предлагаемые алгоритмы работы.

  1. Продумайте, как лучше внедрять изменения, связанные с новыми процессами

То, что вы спроектируете новые процессы после решения найденных проблем, еще не означает, что ваши сотрудники будут выполнять все правила, зашитые в них. Иногда изменения в процессах пытаются внедрять до автоматизации, а иногда это делают уже в ходе проекта автоматизации. Оба варианта имеют право на жизнь.

Если вы решили провести изменения до начала проекта автоматизации, проведите обучение сотрудников работе в новых процессах, внедрите роль владельца процесса и т.д.

В заключение хочу предложить вам подумать над следующей мыслью:

При огромных инвестициях в ERP-проекты компания может серьезно снизить риски, подготовив свои процессы к автоматизации. Стоимость этой работы в общей стоимости проекта ERP, исходя из моего опыта, не превысит 25%, а результат может превзойти все ожидания. В моей практике были примеры, когда благодаря работе с процессами, бизнес-аналитики находили узкие места и предлагали решения, внедрение которых позволяло компании экономить около сотни тысяч евро в год при стоимости проекта в 25 000 евро. Это позволяло окупить инвестиции в подготовку процессов в течение 4 месяцев работы по новым алгоритмам. Впечатляет, не так ли?

Успехов вам в подготовке процессов вашей компании к автоматизации!

Комментарии (5)
Макс Якубович2015-07-21 06:34:21
Для оценки зрелости процессов я бы использовал серию ИСО 15504 А то OPM3 для оценки зрелости управления проектами предназначен.
John Doe2015-07-20 13:50:55
Спасибо за статью ;-) Все так и есть.
John Doe2015-07-20 13:50:48
"Делайте нам, мы заплатили" - это в большинстве своем организации которые еще не доросли до ERP, но где-то уже слышали шум о пользе этой системы. Как правило, такие организации находятся на 1-м уровне OPM3 и не имеют формализованных бизнес-процессов совсем. Занимаются тушением пожаров по Голдратту. Самое печальное, что меняться они не хотят сами и поэтому страдают от "внедряльщиков", которые дерут с них бабки за бесконечные проекты по внедрению.
ещё комментарии
Войти как