В шапке
Многозадачность губит проекты

Многозадачность губит проекты

Недавно я написал заметку по поводу того, как выполнить проект в срок. Хороший план – это очень важно. Но не менее важно с максимальной эффективностью организовать процесс реализации этого плана. Сегодня я хочу описать и обсудить с вами одну из ключевых проблем, возникающих во многих компаниях при выполнении проекта, – многозадачность. 

Давайте рассмотрим историю одной задачи. Назовем ее задача A.

Представьте себе, что вы, как руководитель проекта, запланировали какой-то объем работ по задаче A и, отталкиваясь от него и от информации о доступности ресурсов, спланировали срок выполнения. При планировании сроков вы все сделали правильно. А теперь представьте, что у исполнителя этой задачи возникло еще несколько задач, но не в вашем проекте. Причем все это – на один период времени. Как будет вести себя исполнитель? Это зависит от того, как расставит приоритеты по задачам его непосредственный руководитель. Если задача проекта получит высокий приоритет – у нее есть шанс быть реализованной в срок, но если нет – сроки будут превышены. Часто сотрудники не имеют четких приоритетов по задачам, но зато имеют дедлайны по ним. При таком подходе к планированию исполнитель сам вынужден расставлять себе приоритеты, и сделает он это так, чтобы в первую очередь реализовать интересные для него задачи… или самые простые.

Это лишь один момент. Давайте посмотрим, что происходит с исполнителем, когда он работает в режиме переключения с одной задачи на другую. Когнитивные психологи доказали, что наше внимание ограничено, как и наше восприятие. Так, Кристофер Шабри и Даниэл Саймонс в книге «Невидимая горилла» пишут о том, что ухудшение качества вождения, вызванное использованием мобильного телефона, сравнимо по своим последствиям с управлением автомобилем в состоянии опьянения. Это доказали экспериментальные  и эпидемиологические исследования. Причину этой проблемы следует искать не в ограничениях, связанных с управлением автомобилем, а в ограниченности нашего внимания и восприятия. Когда речь идет о параллельном выполнении нескольких действий, чем больше задач, требующих внимания, обрабатывает наш мозг, тем ниже качество исполнения каждой отдельной задачи. Авторы книги предлагают следующий вывод: объем нашего внимания фиксирован, если мы уделяем больше внимания одной задаче, то на все остальное неизбежно остается меньше внимания.

Как обычно работает сотрудник, у которого несколько задач на один период времени и нет четких правил по последовательному выполнению задач?

Давайте вернемся к истории о задаче A. Допустим, у исполнителя есть еще две задачи на день, каждая из которых занимает по 2 часа. Если предположить, что хороший сотрудник продуктивно работает 6 часов из 8, то в конце дня у него есть все шансы отчитаться за выполнение всех трех задач. Если он их будет делать последовательно, не отвлекая свое внимание на другие вещи, то результат по первой задаче он сдаст через 2 часа после начала рабочего дня. Допустим, потом он сделает перерыв на 15 минут и через 2 часа выдаст «на гора» результат по задаче B. После этого сотрудник сделает паузу в 1 час на обед (это же «святое»), ну а потом затратит 2 часа на выполнение третьей задачи – и к концу рабочего дня по ней будет готов результат. Заметим, что каждой переключение между задачами занимает около 15 минут.

Как изменится ситуация в режиме переключения внимания для параллельного выполнения задач? Сотрудник приступает к задаче A, погружается в нее, начинает создавать по ней результат... Но потом по той или иной причине переключается на вторую задачу. Возможно, его руководитель вспоминает о дедлайне по задаче B и спрашивает, как с ней дела. Или у самого сотрудника не хватает терпения закончить начатое, и он решает взяться за задачу B. Не закончив задачу B, сотрудник может вернуться к задаче A, но сначала потребуется его внимание, чтобы вспомнить, что уже по ней сделано, а для этого нужно на переключение затратить 15 минут. В какой-то момент задача B наскучит и произойдет переключение на задачу A. Через какое-то время поступает новый вопрос от руководителя: «а что там у нас с задачей C»? И снова внимание отвлечено.  По сути, сотрудник работает в импульсном режиме, тратя время на переключения и воспоминания. Как вы думаете, каков будет результат от такого количества переключений? Чем больше переключений делает сотрудник  между задачами, тем меньше шансы того, что все три задачи будут закончены к концу дня. И тем больше велика вероятность того, что к концу дня полностью не будет выполнена ни одна задача. Обе ситуации продемонстрированы на диаграмме Ганта: вверху «импульсный» режим, внизу – последовательное выполнение задач. 

Какие выводы лично я сделал в свое время, анализируя проблему многозадачности? В одном из проектов мы у себя в команде ввели следующие правила:

  1. Задачи планировались на 2 недели по каждому исполнителю, и их состав не изменялся (за редким исключением).
  2. Одновременно у одного исполнителя в состоянии  «взята в работу» могло быть не более двух задач. Эта «поблажка» была сделана только потому, что характер труда был творческий, и исполнитель мог уставать от реализации одной задачи. К тому же задачи имели похожий контекст и не требовали большого времени на переключение.
  3. Совещания планировались заранее, чтобы исполнители могли планировать свой день так, чтобы не прерывать выполнение задач.
  4. Нормальным считалось на просьбу коллеги что-то обсудить ответить: «Извини, я сейчас очень занят, смогу уделить тебе время примерно через полчаса (когда закончу задачу)».
  5. Сотрудникам рекомендовалось по возможности группировать однотипные задачи и выполнять их за один интервал времени. Например, почту читать не по мере появления писем, а раз в час в течение 5-10 минут. За эти 5-10 минут надо было ответить на те письма, которые требуют для ответа 1-2 минуты, а остальные поставить в очередь и запланировать ответы на них в виде задач в календарике. 

Есть еще один аспект, который стимулирует меня бороться с многозадачностью – она не только снижает нашу производительность и влияет на срыв сроков проектов, но и ухудшает нашу жизнь. Дмитрий Ковригин в своей статье (http://www.mental-skills.ru/synopses/80266.html)  описывает 12 причин перестать заниматься несколькими делами одновременно. Вот они:

1. На самом деле вы не выполняете несколько дел одновременно.

То, что мы называем многозадачностью, на самом деле является постоянным переключением с одной задачи на другую, утверждает Гай Винч (Guy Winch), доктор философии, автор книги «Первая помощь при эмоциях: Практические стратегии для лечения провалов, отказов, вины и других ежедневных психологических травм» («Emotional First Aid: Practical Strategies for Treating Failure, Rejection, Guilt and Other Everyday Psychological Injuries»). Мы не можем стать более внимательными и продуктивными, занимаясь несколькими делами одновременно.

Если провести параллель с круговой диаграммой, то какая-то одна задача все равно будет занимать большую часть, чем все остальные. Поэтому на долю других действий (исключая автоматические типа ходьбы или жевания жвачки) выпадает не так уж много. Переключение между несколькими задачами на самом деле постепенно снижает производительность, потому что внимание расходуется на акт переключения, а кроме того, мы никогда не бываем достаточно сосредоточены на чем-то одном.

2. Многозадачность делает вас медлительными.

Вопреки общему мнению, многозадачность не помогает сэкономить время. На деле выполнение двух задач займет у вас намного больше времени, так как вы будете постоянно «перескакивать» с одной на другую, вместо того чтобы выполнить каждую по отдельности. Например, в 2008 году учеными Университета Юты (США) было доказано, что водители, которые во время езды за рулем разговаривают по телефону, добираются до места назначения медленнее.

Что действительно помогает сэкономить время, так это выполнение задач «партиями». Например, сначала оплатить все счета, а затем только приступать к разбору почты. Любая задача требует определенного типа мышления, поэтому, сосредоточившись на каком-то деле, лучше не отвлекаться до его завершения.

3. Вы делаете ошибки.

Переключение между задачами является причиной снижения производительности на 40%. Кроме того, оно может вызывать ошибки в любой деятельности, особенно если одна из задач требует включения критического мышления.

Недавние исследования французских ученых свидетельствуют о том, что наш мозг может без особых трудностей справиться одновременно с двумя сложными задачами, потому что он состоит из двух долей, которые могут делить ответственность поровну между собой. А добавление третьей задачи подавляет лобную кору головного мозга и увеличивает количество совершаемых ошибок.

4. Вы подвергаетесь действию стресса.

Американские ученые из Калифорнийского Университета Ирвина (США) измерили частоту сердечных сокращений работников одной компании. Одна часть участников имела постоянный доступ к своей электронной почте, в то время как вторая — нет. Сердце тех, кто в течение дня постоянно реагировал на поток писем из своего ящика, билось чаще, и они все время находились в состоянии «боевой готовности». Те же сотрудники, у кого доступ к почте был ограничен, были более расслаблены.

И дело не только в том, что многозадачность на физическом уровне заставляет нас находиться в постоянном стрессе. Помимо этого, нас «напрягают» еще и ее последствия. Например, строгий выговор за некачественно выполненный отчет вследствие совмещения работы над ним с общением в социальных сетях, болтовней с коллегами, проверкой почты и ответами на телефонные звонки.

5. Жизнь проходит мимо вас.

Все те же американские ученые из Университета Западного Вашингтона (США) в 2009 году выяснили, что люди, занятые выполнением более одной задачи одновременно, не способны замечать некоторых, казалось бы, очевидных вещей прямо у себя «под носом».

Так, 75% студентов одного университета, которые пересекали площадь перед его зданием, разговаривая по телефону, не заметили ездящего на одноколесном велосипеде клоуна недалеко от себя. Ученые назвали этот феномен «слепота вследствие невнимательности». Дело в том, что информация об увиденных говорящими по телефону студентами объектах фактически никак не зафиксировалась в их мозге.

6. Ваша память под угрозой.

Логично предположить, что если вы попытаетесь сделать две вещи одновременно — например, читать книгу и смотреть телевизор, то вы, скорее всего, упустите важные детали либо в одном случае, либо в обоих. А резкое прерывание одного действия для концентрации на другом может нарушить работу кратковременной памяти.

Так, чем старше мы становимся, тем сложнее нам описать в деталях, например, картинку, которую мы видели первой, если ее, пусть и на несколько секунд, заменить на другую. А постоянно находясь в состоянии многозадачности, мы лишь ускоряем процесс «старения» нашей кратковременной памяти. Этот факт был экспериментально подтвержден учеными Калифорнийского Университета из Сан-Франциско (США) в 2011 году.

7. Вы можете навредить своим отношениям с близкими.

На самом деле взаимодействие с близкими нам людьми — это та сфера, где многозадачность может иметь гораздо более негативное влияние, чем мы можем представить. Представьте себе негодование жены, если в разгар серьезного разговора муж вдруг решит проверить почту. Порой даже простое наличие телефона в зоне видимости при личной беседе (даже если никто из собеседников им не пользуется) может стать причиной снижения доверия или раздражения, говорят ученые из Университета Эссекса. 

8. Вы можете начать переедать.

Ученые Института физиологии, здоровья и общества при Университете Ливерпуля в Англии доказали, что, отвлекаясь на что-то во время еды, мы мешаем нашему мозгу правильно обрабатывать информацию о поступающей в этот момент в организм пище. Поэтому вы можете не почувствовать, что уже наелись, и продолжать есть, и захотите опять поесть немного позже. 

Если вы едите в одиночку, то лучше воздержаться даже от включения телевизора в это время и сосредоточиться на самом приеме пищи. А если вы обедаете прямо на рабочем месте, то хотя бы отвлекитесь от экрана компьютера и сосредоточьтесь на еде.

9. На самом деле у вас не получается виртуозно делать несколько дел одновременно.

Вы, конечно, можете думать, что вы мастер многозадачности, но научные факты свидетельствуют об обратном. Так, согласно недавнему исследованию ученых Университета Юты, те, кто не разговаривает по телефону во время езды за рулем, показывают лучшие результаты в тестах на многозадачность, чем те, кто регулярно совмещает эти два действия.

10. Многозадачность вредит вашей креативности.

В 2010 году исследователи Университета Иллинойса в Чикаго (США) определили, что многозадачность требует от вас много вашей «оперативной памяти», если провести параллель с компьютером. То есть места в вашем мозге для временного хранения информации. И когда вся оперативная память занята, вы больше не можете мыслить творчески.
Слишком большое распыление внимания из-за многозадачности мешает поиску креативных решений. Когда голова забита кучей дел, то становится сложнее фантазировать, мечтать, да и моменты «прозрения» случаются гораздо реже.

11. Вы не следуете принципу «только одно дело за раз».

Эксперты по личной эффективности рекомендуют тем, кто хочет быть более организованным, не отвлекаться от какой-то задачи, если она уже начата, до ее завершения. В случае многозадачности это становится невозможным. Вместо этого вы заново переосмысливаете одну и ту же задачу несколько раз. 
Хотите быть более собранным? Планируйте свой день так, чтобы в случае возникновения каких-то отвлекающих факторов или идей вы знали, что у вас будет время разобраться с ними позже (после окончания работы над текущей задачей).

12. Многозадачность может быть опасна для вас.

Набор сообщений или разговор по телефону во время езды за рулем (даже с гарнитурой hands-free) почти так же опасны, как и вождение в нетрезвом виде, утверждают результаты исследования Университета Вашингтона (США). Хотя многих водителей это не останавливает, даже когда в машине находятся их дети.
Но не только многозадачность за рулем может быть источником неприятных последствий. То же касается разговоров по телефону при переходе дороги и во многих других ситуациях, когда мы отвлекаемся от важных вещей, самоуверенно полагая, что сильны в выполнении нескольких дел одновременно.

 

Комментарии (0)
Войти как