В шапке
Первое совещание на проекте. О чем оно?

Первое совещание на проекте. О чем оно?

От того, насколько хорошо удастся старт ракеты, во многом зависит успех всего полета. Так же и проектом –  установочное совещание по проекту серьезно влияет на старт проекта. В английском языке для первого совещания проекта используется термин kick-off meeting.

Нужно ли проводить kick-off meeting? Я слышал о проектах, где руководитель не организовывал никакого установочного совещания, а сотрудники получали задачи по проекту через e-mail и задавали друг другу вопросы: кто тот человек, что прислал мне задачу, и что за это проект, в котором я что-то кому-то должен сделать? Уверен, вы можете догадаться, как в таком проекте сотрудники относились к необходимости реализовывать задачи, и что было со сроками этого проекта.

Или другой пример, когда над проектом несколько месяцев официально ведутся работы, но кроме руководителя проекта никто толком не знает, какие продукты проекта должны быть получены.

Для меня ответ на вопрос о надобности kick-off meeting очевиден.

От первого совещания на проекте во многом зависит настроение вашей команды, общее понимание целей проекта. И косвенно – то количество проблем, с которыми вы можете столкнуться, если его не проведете или сделаете это бездарно.

Какие вопросы стоит обсудить на первом совещании? Единой точки зрения по этому вопросу нет и вряд ли может быть. На проектах, где я выступаю руководителем, обычно для kick-off meeting предлагаю следующий список:

  1. Цели проекта, ожидаемые результаты проекта
  2. Знакомство участников проекта друг с другом
  3. Усвоенные уроки по похожим проектам
  4. Риски проекта

Можно, конечно, предложить  и большее количество вопросов на обсуждение, но, как мне кажется, kick-off meeting не должен продолжаться более двух часов, а на эти четыре вопроса их с трудом может хватить.

Пройдемся подробнее по этим вопросам.

Психологи пишут о том, что чем яснее человеку цель, тем с большим интересом он берется за ее реализацию. Мой опыт показывает, что сотрудникам, участвующим в проекте, не безразлично понимание целей проекта и результатов. В принципе, если к моменту первого совещания уже готов Устав проекта, то его и можно презентовать и обсудить с участниками проекта. В Уставе проекта обычно содержатся цели проекта, описание результатов проекта, продукты проекта, ограничения и допущения проекта и иногда даже требования к продуктам проекта (или ссылки на документы, содержащие их). Обсуждение всех этих вопросов позволит участникам совещания сформировать общее информационное поле проекта, задать некоторые вопросы по целям и продуктам проекта, обсудить свои ожидания от проекта.

Знакомство участников друг с другом особенно важно, если участники команды проекта ранее не работали вместе, или если на совещании присутствуют представители нескольких заинтересованных сторон. Руководитель проекта может представить «костяк» своей команды и объяснить всем участникам митинга, кто чем будет заниматься в проекте и кто за что будет отвечать. У участников совещания появляется возможность задать вопросы относительно опыта друг друга и уточнить права и ответственность в проекте.

Для чего обсуждать усвоенные уроки? Об этом я уже писал статью: http://project-management.zis.by/uluchshenie-proektov/usvoennye-uroki-%E2%80%93-opyt.html

Если в вашей компании только что закончился похожий проект, пригласите руководителя этого проекта на установочное совещание по проекту и попросите рассказать об «усвоенных уроках» его проекта. Это может навести вас на мысль о том, какие лучшие практики можно использовать в вашем проекте и о том, с какими проблемами вы можете столкнуться. Обсуждение усвоенных уроков похожего проекта плавно подведет участников к теме о рисках вашего проекта. Для идентификации рисков вы можете на совещании использовать диаграмму Исикавы (подробнее тут: http://project-management.zis.by/upravlenie-riskami/kak-uchest-neopredelennost-pri-planirovanii-proekta.html) или другие известные вам инструменты.

Обсуждение рисков очень полезно устроить на первом совещании, чтобы у всех было единое понимание того, с какой неопределенностью вы столкнулись в проекте, что позволит руководителю проекта в дальнейшем втянуть участников проекта в обсуждение антирисковых мероприятий по проекту. Но это лучше сделать на отдельном совещании.

Кого стоит приглашать на установочное совещание?

Я сторонник того, чтобы информировать о проекте все заинтересованные стороны, но не всегда стоит приглашать всех их представителей. Возможно, в каком-то проекте не стоит пытаться собрать на это совещание и представителей заказчика проекта, и поставщиков, и пользователей – у них могут быть разные ожидания от проекта, а вы можете оказаться не готовы обсуждать их на этом совещании. Я предпочитаю выяснять ожидания от проекта у заинтересованных сторон не на первом совещании, а сделать это после того, как спланирую подходы к тому, как выявлять ожидания.

Кого точно стоит пригласить, так это участников команды проекта и представителя заказчика. Стоит ли приглашать представителей  остальных заинтересованных сторон – решайте, исходя из вопросов повестки первого совещания и специфики вашего проекта.

Вот и все, что я хотел написать в этой заметке.

Подумайте о первом совещании вашего проекта – оно является мощным инструментов придания импульса вашему проекту.

Удачи вам на взлете!

И до новых встреч.

Комментарии (0)
Войти как