В шапке
Способы улучшить коммуникации на проекте

Способы улучшить коммуникации на проекте

Не секрет, что плохие коммуникации на проекте могут стать источником серьезных проблем.

Согласно статистике причин неудач проектов, приведенной в исследовании PricewaterhouseCoopers «Insights and trends: Current Portfolio, Programm, and Project Management Practices, 2012», плохие коммуникации заняли 6-ое место в списке ключевых факторов неудач проектов.

Ранее я уже писал о важности коммуникаций в проекте (см тут: http://project-management.zis.by/kommunikacii-v-proekte/trudnosti-perevoda.-o-kommunikacijah-v-proekte.html) и о том, как правильно проводить совещания. В этой статье я опишу инструменты, которые я использую для улучшения  коммуникаций в проекте.

Итак, на что нужно обратить внимание?

Отчет о ходе проекта на одной странице (см. http://project-management.zis.by/kontrol-proekta/kak-sozdat-otchet-o-hode-proekta-na-odnoj-stranice.html )

Этот отчет позволяет заказчику проекта сэкономить кучу времени на понимание того, что происходит в проекте.

  1. Использование общего хранилища файлов для команды проекта
    Вы уже могли сталкиваться с ситуацией, когда последняя версия документа непонятно где находится или доступ к ней (по разным причинам) прямо сейчас невозможен. Сегодня есть масса сервисов для хранения общих файлов проекта. Часть из них – бесплатная. Использование таких сервисов позволяет команде проекта всегда работать с последними версиями файлов и не тратить время на их поиск.
  2. Организация обсуждения вопросов проекта
    В ходе реализации задач по проекту возникает необходимость обсудить некоторые вопросы и сохранить результаты обсуждения, чтобы потом вспомнить, что мы обсуждали и что решили. Во многих облачных решениях для управления проектами есть функционал, позволяющий вести обсуждения по вопросам проекта. Это позволяет аккумулировать все вопросы проекта в одном месте и учесть их при создании Усвоенных уроков проекта (подробнее об Усвоенных уроках тут: http://project-management.zis.by/uluchshenie-proektov/usvoennye-uroki-%E2%80%93-opyt.html)
  3. Сбор данных о выполнении задач через Информационную систему для управления проектами
    Единый формат и требования к отчетности исполнителей экономят их время при заполнении отчетов. А автоматическая передача данных из отчетов исполнителей в файл проекта экономит время руководителя проекта на внесение данных.
  4. Использование мессенджера
    Иногда вместо того, чтобы звонить по телефону или писать по почте, проще и эффективнее обсудить вопрос в мессенджере. Это могут быть Scype, Viber или например, Zoho Chat.  Некоторые моменты, связанные с выбором мессенджера, представлены тут: http://www.nsoft-s.com/mychatarticles/743-corporate-messenger.html
  5. Проведение периодических совещаний по статусам задач проекта с сотрудниками команды проекта
    Эти совещания позволяют выявить проблемы в решении отдельных задач. При использовании подхода scrum, например, такие совещания проводятся ежедневно и занимают 15 минут.
  6. Обсуждение возможностей для улучшения процессов проекта
    Если поставить такие обсуждения на периодическую основу, а по их завершении планировать и, главное, реализовывать мероприятия по улучшению процессов, ваша команда повышает результативность процессов и вероятность успешности проекта.

В принципе, вы можете рассматривать описанные выше возможности, как требования к программному продукту для управления проектом.

О том, как выбирать программные продукты для автоматизации управления проектом, я напишу в другой статье.

А пока рассмотрю парочку продуктов, в которых лично работал в некоторых проектах, и в которых некоторые из описанных требований реализованы.

Начну свой краткий обзор:

 1. MS Project Server + MS SharePoint

Я использую MS Project в качестве продукта для создания и актуализации модели проекта с 2004 года. Естественно, в большинстве компаний, где я руководил проектами, я предлагал создать ИСУП на базе MS Project Server. А для реализации требований к ИСУП, связанных с коммуникациями, разумно было развернуть MS SharePoint и интегрировать его с Project Server.

Благодаря функционалу MS SharePoint мы могли использовать единые версии документов на портале, обсуждать вопросы по проекту, описывать риски проекта и следить за их статусами. Функционал MS Project Server позволял использовать листы учета рабочего времени сотрудников проекта для отчетности о потраченном на задачи времени и автоматически заливать данные в файл проекта в MS Project.

Какие плюсы есть у этого решения для использования в коммуникациях? Большой плюс – это использование мощного функционала MS Project для сбора данных о выполнении задач и создания отчетности по проекту. Второй плюс – мощный функционал для создания внутреннего портала проекта на MS SharePoint. Ну и третий плюс - единая платформа от Microsoft с возможностью интеграции с другими продуктами (например, Outlook и Visio).

Минусы такого решения: для многих компаний цена за него покажется высокой. Для компаний, реализующих 5-10 небольших проектов в год, разворачивание и поддержка такой ИСУП может оказаться экономически невыгодной. На мой взгляд, это решение для среднего и крупного бизнеса.

2. Projectscloud

Второй продукт, который я лично использовал – это облачная версия Devprom, получившая название projectscloud. Это решение заточено под подходы agile к управлению проектами.

Плюсы: очень много функционала для решения задач по коммуникациям. К примеру: база знаний по проекту, блог проекта, хранилище файлов, журнал Scrum митингов. Второй плюс (что важно для небольших команд) – это решение бесплатное.

Минусы: иногда после обновлений продукта появляются ошибки, но это «плата» за бесплатность. Ну и функционал по работе с файлами не такой обширный, как в MS SharePoint.

3. Jira и GreenHopper

Еще в одном проекте мы использовали Jira и GreenHopper, однако это было в 2010 году, и тогда еще не было облачного сервиса и такого количества функционала для коммуникаций в проекте, как есть в Jira сегодня. Поэтому писать о продукте, который за 4 года сильно изменился, мне нечего.

А вообще продуктов для автоматизации некоторых процессов управления проектами, в том числе организации коммуникаций на проекте, – уйма. Загляните, например, в рейтинги: http://www.onlineprojects.ru/ или сюда: http://project-management-software.findthebest.com/

Как из такого количества существующих продуктов выбрать один?

Задача непростая, и выбор остается за вами. А я попробую описать свои соображения по выбору продукта для управления проектами в одной из следующих статей.

Успехов вам!

Комментарии (0)
Войти как