В шапке
Как прогнозировать сроки проекта?

Как прогнозировать сроки проекта?

Недавно я написал статью о подходах к оценкам объемов работ. Мы с коллегами в закрытой группе «Управление проектами» на Facebook обсуждали эту статью, и я заметил, что не всем понятно, как, зная трудоемкость задач, спрогнозировать сроки проекта. «Вот и тема для новой статьи», - подумал я.

Видимо, для опытных менеджеров проекта не составляет труда спрогнозировать сроки на основании трудоемкости работ. Те из вас, кто использует программный продукт типа MS Project, Primavera или Spider, наверняка уже разобрались с тем, как можно создать модель проекта, которая позволяет учесть ресурсные ограничения, календари ресурсов, связи между задачами, учесть опоздания и опережения между связанными задачами и т.д. Эта статья – для тех, кто не создавал модели проекта в подобных программах, но хотел бы разобраться, а стоит ли использовать такие программы в своих проектах.

Я хочу на простом примере показать, для чего нужно при прогнозе сроков проекта учитывать трудоемкость задач, ограничения по ресурсам и ограничения задач.

Допустим, я руковожу проектом по организации корпоративного выезда для компании в 30 человек. Для того чтобы праздник прошел «без сучка и задоринки», я решаю подготовить расписание проекта и контролировать ход подготовки к празднику через расписание.

Что мне нужно сделать при подготовке расписания?

Первое – это определить продукты проекта и требования к ним, второе – создать список работ по проекту. После того как список работ готов, я могу использовать методику оценки по трем точкам, чтобы понять трудоемкость проекта (методика описана в заметке: http://project-management.zis.by/ocenka-proekta/prostye-metody-ocenki-ob%23emov-rabot-proekta.html).

К примеру, у меня получился следующий список работ и оценки трудозатрат, сделанные по трем точкам:

Работы  Трудозатраты, чел-час
Определить место проведения праздника 15
Подготовить площадку для волейбольного турнира и инвентарь 5
Найти поставщика услуг по организации пейнтбола и подписать с ним договор 4
Продумать меню на два завтрака, два обеда и два ужина 12
Найти поставщика услуг по организации питания и подписать с ним договор 8
Собрать информацию о сотрудниках, которые подтвердили участие 2
Организовать необходимое количество палаток 6
Обеспечить транспорт для доставки людей к месту отдыха 8
Подготовить расписание вечернего концерта 4
Организовать безопасность людей во время отдыха 16
Организовать дискотеку 10
Определить перечень подарков за призовые места в турнирах и осуществить их закупку 8
Итого 98

Не судите строго сам список работ. В реальном проекте он будет зависеть от требований к продуктам проекта, а для нашей статьи не имеет принципиального значения. Важнее другое: как, имея этот список и оценки трудозатрат по работам, просчитать, в какой срок можно успеть подготовить мероприятие?

Вариант расчетов 1

Давайте представим, что все задачи независимы друг от друга и никак не связаны между собой. В этом случае для расчета сроков проекта нам нужно знать количество исполнителей и их доступное время на проект.

Если на проект выделено 2 человека на полный рабочий день (8-часовой), то в этом случае проект будет сделан за 6,13 рабочего дня (98 часов трудозатрат проекта делим на 16 часов в день, имеющихся у двух исполнителей при 8-часовом рабочем дне).

Что не учтено в этом варианте расчета?

  1. Человек не работает продуктивно все 8 часов в рабочее время. А оценку трудозатрат по работам мы делаем, как правило, в идеальных человеко-часах. Поэтому при планировании сроков на основании трудозатрат я всегда ввожу поправочный коэффициент на перерывы в работе, отвлечения и т.п. В лучшем случае коэффициент равен 0,8. Для некоторых команд и сотрудников он может быть на уровне 0,5.
  2. Задачи этого проекта, очевидно, требуют разной квалификации. Возможно, некоторые из них может делать только один из сотрудников. Это значит, что после назначения исполнителей на задачи возможен вариант, что загрузка сотрудников будет неравномерная и это повлияет на срок проекта.
  3. Часть задач проекта зависят от результатов выполнения других задач. Только установив связи между задачами, можно понять реальный срок проекта.

Итак, чтобы уточнить прогноз сроков, я создам вариант 2 и просчитаю сроки в MS Project.

Вариант расчетов 2

Для просчета сроков с учетом имеющихся ограничений по задачам и ресурсам я буду использовать стандартный функционал MS Project 2010.

Вот такие настройки я сделал в файле проекта:

  1. Для того чтобы учесть ограничение, связанное с продуктивным временем работы, равным 80% от всего имеющегося у сотрудника времени, я ввел в листе ресурсов для каждого сотрудника максимальную доступность, равную 80%.
  2. На задачи проекта назначил исполнителей, с учетом специализации каждого из них. Надо сказать, что я распределил задачи между двумя ресурсами примерно в одинаковой пропорции с точки зрения трудозатрат, при этом на каждую задачу назначил только одного исполнителя. 

    Итак, у HR-менеджера в проекте получилась загрузка на 47 чел-часов, а у специалиста HR – 51 чел-час.
  3. Ввел связи между задачами соответственно логике выполнения работ:
  4. Проверил загрузку ресурсов. Как и ожидалось, они оказались перегруженными. Настроил алгоритм выравнивания загрузки ресурсов так, чтобы задачи можно было прерывать, а дату завершения смещать относительно получившейся без выравнивания. Использовал функцию автоматического выравнивания и получил следующий результат:

И вот вместо 6,13 дня сроки проекта с учетом ограничений получились равными 8,94 дня. А если запретить в плане проекта прерывание задач (о негативных последствиях прерываний и переключений между задачами я писал вот в этой статье: http://project-management.zis.by/drugoe/mnogozadachnost-gubit-proekty.html), то сроки получатся равными 9,41 дня. Ну а 9,41 дня - это на 50% больше срока, который мы просчитали без ограничений (срок у нас тогда получился в 6,13 дня).

Надо сказать, что и срок в 9,41 дня еще оптимистичен, т.к. не учитывает риски проекта. После проработки рисков проекта и планирования антирисковых мероприятий срок проекта наверняка увеличится.

Итак, простые выводы из рассмотренного кейса следующие: 

  1. В проектах, где расчет сроков выполняется на основе трудозатрат, для более точного прогнозирования сроков проекта необходимо учитывать все ресурсные ограничения и ограничения, связанные с задачами (последовательность выполнения, % доступности ресурса на задачу и т.п.)
  2. При расчете времени работы ресурса стоит закладывать некоторый понижающий коэффициент для доступности ресурса: на переключения исполнителя между задачами, перерывы и другие «поглотители» времени. Если вы не знаете, какой коэффициент потерь времени у ваших исполнителей, заложите для начала в расчеты коэффициент 0,8, а затем собирайте статистику по потраченному времени и уточняйте этот коэффициент.

Несколько слов для руководителей, использующих scrum. При планировании спринтов мы учитываем focus factor, который, по сути, отражает реальную производительность команды с учетом «поглотителей времени». Также мы учитываем capacity спринта, которая дает нам информацию об имеющемся у команды времени на спринт. Но мы не учитываем, что в некоторых спринтах задачи могут быть связаны друг с другом, и эти связи могут повлиять на срок реализации запланированных объемов работ, т.к. являются дополнительным ограничением. Просто подумайте об этом.

В заключение статьи хочу сказать, что не во всех проектах оправдано использование описанного мной подхода к планированию сроков. 

Надеюсь, статья навела вас на некоторые мысли. Тогда желаю успехов в их воплощении! 

До встречи в эфире!

 

Комментарии (0)
Войти как