В шапке
Работа с заинтересованными сторонами проекта

Работа с заинтересованными сторонами проекта

Проект – это сложная задача с уникальным результатом и большой неопределенностью на старте. Для снижения неопределенности руководитель проекта должен анализировать источники неопределенности и рисков. Часто источниками проблем в проекте становятся пропущенные или неправильно определенные ожидания от проекта. Как правило, начинающий руководитель проекта ожидает, что заказчик или инициатор сам выявит ожидания от проекта у других заинтересованных сторон. Но на деле этого чаще всего не происходит.

Что является ключевой причиной изменений в проекте? На мой взгляд, если говорить о проектах, цели которых связаны с развитием бизнеса, ключевая причина изменений – это добавление требований к результатам по ходу реализации проекта, источниками которых являются заинтересованные стороны проекта.

Заинтересованная сторона проекта (ЗС) – лицо, группа или организация, которая может влиять на проект, либо на которую могут повлиять результаты проекта или отдельные задачи проекта.

Как можно заключить из определения, заинтересованная сторона может быть как внешней, так и внутренней по отношению к проекту.

Итак, у заинтересованной стороны есть интересы к проекту, которые могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта. Кроме этого, различные заинтересованные стороны могут иметь противоречащие ожидания.

Вот и получается, что если кто-то имеет какие-то ожидания от проекта и может влиять на его ход, а руководитель проекта об этом не знает, то действия заинтересованной стороны могут стать для него неприятным сюрпризом.

Информация об ожиданиях заинтересованных сторон может в первую очередь повлиять на такие аспекты управления проектом, как сбор и анализ требований к результатам проекта и анализ рисков проекта.

Какие подходы к выявлению заинтересованных сторон проекта можно использовать?

Мне известны три ключевых подхода к выявлению ЗС:

  • Колесо заинтересованных сторон проекта
  • Номинирование заинтересованных сторон
  • Изучение документации по проекту

В основе первого подхода лежит использование классификатора заинтересованных сторон. Естественно, если бы классификатор ЗС был разработан с учетом отраслевой специфики проекта, то его полезность была бы большой. Но при отсутствии отраслевого классификатора можно использовать универсальный, позаимствовав его в одной из методологий по управлению проектами. Например, в подходе к управлению проектами PMBOK рассматривается следующий список заинтересованных сторон проекта:

  • Спонсор проекта
  • Заказчик проекта
  • Пользователи
  • Поставщики и подрядчики
  • Деловые партнеры
  • Подразделения компании
  • Функциональные руководители
  • Другие ЗС (снабженческие организации, финансовые институты, правительственные регулирующие органы, эксперты по предметной области, консультанты)

Британское компьютерное общество (BCS) выделяет следующие группы ЗС: владельцы проекта, менеджеры, сотрудники, супервайзеры, поставщики, партнеры, клиенты, конкуренты.

Авторы раздела «Stakeholders» сайта 12manage.com к основным группам стейкхолдеров относят следующие:

  • акционеры и инвесторы;
  • кредиторы: банки и другие кредитные организации;
  • партнеры и поставщики;
  • покупатели и клиенты;
  • менеджеры и высшее руководство компании;
  • персонал компании;
  • профессиональные союзы;
  • конкуренты;
  • государственные и налоговые органы;
  • профессиональные ассоциации;
  • средства массовой информации;
  • неправительственные организации;
  • общественные экологические, религиозные и прочие организации;
  • местные сообщества.

© http://www.12manage.com/methods_stakeholder_analysis.html

Работа с колесом ЗС ведется следующим образом:

Шаг 1: Определить, какие категории заинтересованных сторон актуальны для вашего проекта.

Шаг 2: Определить, какие конкретно заинтересованные стороны в данной категории имеют отношение к вашему проекту.

Шаг 3: Проверить список заинтересованных сторон

Суть метода номинирования ЗС заключается в том, что руководитель проекта определяет главное заинтересованное лицо проекта, например, спонсора, а это лицо номинирует (назначает) остальных заинтересованных в проекте лиц.

Качество номинирования будет зависеть от экспертности ключевого заинтересованного лица. Поэтому данный подход рекомендуется использовать как дополнительный к методу «колеса заинтересованных сторон». Основной недостаток этого метода – концентрация на внутренних заинтересованных сторонах проекта.

Третий подход подразумевает поиск любой имеющей отношение к проекту документации, изучение этой документации и определение должностей и ролей, имеющих какое-то отношение к проекту. Недостатки данного подхода в том, что письменные документы часто не совпадают с реальностью, иногда их трудно получить из-за политики конфиденциальности, и иногда они содержат слишком много несущественных деталей.

Как мне кажется, начинать идентификацию заинтересованных сторон стоит с «колеса ЗС». Разберем использование этого метода на примере проекта открытия компанией нового завода.

Возьмем за основу список заинтересованных сторон из PMBOK:

Для уточнения этого списка можем использовать еще метод номинирования ЗС, попросив спонсора проекта уточнить, какие конкретно подразделения компании будут задействованы в проекте, и какие конкретно деловые партнеры будут продавать продукцию завода. Также можно дополнить список, используя метод изучения документации. Для этого можно провести изучение организационной структуры компании, чтобы самостоятельно определить подразделения, заинтересованные в проекте.

После идентификации заинтересованных сторон следует провести анализ их ожиданий от проекта, продумать, у кого из этих ЗС нужно собирать требования к результатам проекта, идентифицировать риски, связанные с каждой заинтересованной стороной, продумать стратегии работы с ними.

Но прежде чем проводить анализ заинтересованных сторон, стоит прописать их фамилии, контактные телефоны в Реестре заинтересованных сторон. Эта информация уже несет некоторую ценность для руководителя проекта.

Резюмируя вышенаписанное, отмечу, что работа с заинтересованными сторонами проекта позволяет сильно снизить вероятность пропущенных требований к продуктам проекта и пропущенных рисков, потому рекомендую не игнорировать ее.

Комментарии (2)
Макс Якубович2015-03-27 11:18:39
Приветствую, Денис. Да, изучение любых документов, имеющих отношение к проекту, позволит определить потенциальную ЗС проекта. А Вы встречали еще какие-нибудь технологичные подходы к определению ЗС?
Денис Мишарин2015-03-27 07:41:55
Одним из способов формирования списка "заинтересованных" является получение штатного расписания заказчика. А так же - занесение в список всех, кто хоть мельком упоминался в интервью с представителями заказчика. Такой способ довольно затратен. Но гарантирует, что "никого не пропустишь".
Войти как