В шапке
Как инструменты project management помогают организовать собственную жизнь

Как инструменты project management помогают организовать собственную жизнь

Недавно мне предложили выступить с мастер-классом на Про бизнес. LIVE. Несмотря на то, что команда probusiness.by, подготовила очень яркий скетч-конспект моего выступления, я решил написать статью, которая останется для меня же самого, как запись тезисов моего выступления, а заодно позволит ознакомиться читателям моего блога с тем, как  я использую инструменты project management вне бизнеса.

Когда Виталий Волянюк предложил мне выступить с такой темой, я не раздумывая согласился. А зря…Подумать, оказалось, есть над чем . Во-первых, мне надо было понять, какие инструменты управления проектами я реально использую вне бизнеса. Во-вторых, надо было разобраться с тем, а помогают ли мне эти инструменты быть результативным в сфере, не связанной с бизнесом.
 
Я считаю, что поведение человека во многом определяют ценности, которые он разделяет. Будучи еще 25-летним молодым сотрудником я начал общаться с людьми из бизнеса, у которых можно было бы чему-то поучиться. Один из таких учителей подсказал мне мысль о том, что в дальнейшем стало одной из моих ценностей: «Если что-то пообещал, сделай это!».
 
Для того, чтобы давать обещания, а потом выполнять их, я использую следующие инструменты project management:

  1. Планирование трудозатрат и сроков по задачам
  2. Использование подхода GTD
  3. Идентификация рисков и планирование антирисковых мероприятий
  4. Теория MBTI в коммуникациях

Теперь обо всем по порядку.

Планирование трудозатрат и сроков по задачам

Как правило, большинство обещаний требуют установки каких-то временных рамок. Для того, чтобы выполнять обещания в срок, нужно научиться планировать сроки, в которые ты выполнишь обещание. С того момента, как я понял, что держать обещания – это моя ценность, я начал использовать все, что знаю про планирование сроков из project management, а именно:

  • декомпозицию результата на задачи
  • оценку трудозатрат для выполнения обещания
  • оценку сроков выполнения обещания
  • закладывание буфера времени при оценке сроков выполнения обещания


Для оценки объемов работ я использую интервальную оценку «минимум-максимум». Для оценки сроков использую полученную оценку объемов работ по делу, которое нужно сделать и оценку, имеющейся у меня доступности по времени на период, в течение которого надо реализовать задачу. К полученной оценке закладываю небольшой буфер времени на риски.
Для того, чтобы помнить обо всех взятых на себя обязательствах, я использую электронный помощник - программу для тайм-менеджмента в моем смартфоне.

Пример 1.
Я согласился помочь сестре купить новый смартфон и привезти его в ближайшие выходные.
Для этого мне нужно сделать следующее:

  • Найти самую низкую цену на этот смартфон в Минске
  • Заказать смартфон
  • Снять нужную сумму наличных денег
  • Прибыть в назначенное заранее место для получения смартфона
  • Оплатить его и проверить комплектность и правильность оформления гарантийного талона

Как Вы оцените трудозатраты на эти 5 задач?

Если трудозатраты для Вас слишком велики, а сроки не реальны, лучше отказать в просьбе, чем не выполнить обещание.

Но если я дал обещание, то чтобы его выполнить, я использую инструменты GTD.

Использование подхода GTD

Из того, что описано у Аллена в его GTD, я реально использую следующее:

  1. Использую правило 2-х минут: Если для выполнения входящего дела требуется меньше двух минут, то выполнить это следует сразу же.
  2. Записываю в специальный софт на смартфоне или компе все входящие дела: задачи,  данные обещания, поручения.
  3. Ставлю на все записи напоминания.
  4. Классифицирую все входящие на проекты или задачи.
  5. Определяю следующее действие по входящему и записываю его.
  6. Периодически пересматриваю все записанные дела и ставлю новые даты напоминаний.
  7. Определяю список задач на день, используя правило, что 20-30% времени должно оставаться на незапланированные дела.
  8. В конце дня все не сделанные задачи переношу на будущий период.
  9. Объединяю дела в категории по признаку места (если еду куда-то, думаю, как направляясь в какое-то место, по дороге сделать несколько дел из списка).

Идентификация рисков и антирисковое планирование

Идентификацию рисков и антирисковое планирование используют все люди, но с разной степенью осознанности и разной степенью результативности.

Когда я вижу риск, связанный с каким-то делом вне бизнеса, я поступаю так же, как и при антирисковом планировании в проекте. Я продумываю, какая из четырех стратегий работы с рисками будет наиболее адекватной в данном случае и реализую ее. Не скажу, что я доволен тем, как я работаю с рисками, поэтому я планирую совершенствоваться в этом навыке. Недавно компания АйТи Уит, которую я возглавляю, стала партнером программного продукта RiskGap, который автоматизирует управление рисками. Надеюсь, что по мере возникновения проектов, связанных с внедрением этого решения, я освою более глубоко и некоторые новые приемы и инструменты работы с рисками.

Пример 2
Заказ игры в Интернет-магазине. Договоренность о доставке завтра с 18.00 до 21.00 и о предварительном звонке за полчаса до доставки.
На следующий день в 19.15 у меня срабатывает напоминание о необходимости купить игру. Я звоню в Интернет-магазин, чтобы узнать, будет ли доставка и если да, то в какое время, т.к. утром в 9.00 мне нужно уезжать в Барановичи с этим подарком на день рождения крестного сына.
После двух звонков на оба указанных номера на сайте компании-продавца я получаю один и тот же результат: «Абонент не доступен». Я понимаю, что если мне не доставят сегодня подарок, завтра я уеду без него. Что бы Вы сделали на моем месте?
 

Использование типирования людей по MBTI

Я использую MBTI повсеместно, чтобы понять особенности типа моего собеседника. Например, если передо мной сенсорик, я заранее настраиваюсь на обсуждение с ним деталей того вопроса, который мы будем обсуждать. Если у меня нет желания обсуждать детали,  я продумываю, как этого избежать (например, попрошу сенсорика написать мне по e-mail описание деталей). Мне MBTI помогает понять и принять особенности человека, с которым я общаюсь. Кроме того, я могу учесть его особенности, чтобы прогнозировать поведение в тех или иных ситуациях.

Пример 3
Общение с женой. Она иррационал и я знаю, что она не может принимать решения быстро, я и не ожидаю этого.
Она интуит, как и я. Значит ей, как правило, достаточно изложить концепцию и не нужны детали, если она сама не попросит их.
Она интроверт и я не ожидаю от нее того, что ей понравится разговаривать со мной после длительных переговоров на работе.

Полное мое выступление с мастер-классом на Про бизнес. LIVE смотрите здесь:

 

Комментарии (0)
Войти как