Давно хотел написать статью на эту тему, но все было некогда. Уверен, многие из вас уже пробовали различные программы для управления проектами. Кого-то полученный от их использования результат устраивает, а кто-то находится в перманентном поиске «жемчужины».
Сначала хочу написать об ошибках, которые часто совершаются при выборе программного продукта для управления проектом:
- Программный продукт выбирают по рейтингам популярности.
- Нет, я не против рейтингов. Но прежде чем их просматривать, надо бы понять, что программных продуктов для управления проектами очень много и функционал у них может отличаться на 80 %. Например, есть продукты для автоматизации управления проектом, в которых нет функционала по работе с сетевыми графиками, нет поддержки метода критического пути, анализа загрузки и функционала для выравнивания загрузки ресурсов и т.д.
- Продукт выбирают, не имея представления о процессах управления проектом и методологии управления проектом.
Конечно, можно сначала выбрать продукт, а потом, отталкиваясь от его возможностей, выстраивать свои процессы управления проектом. Но, как мне кажется, это трудный и извилистый путь. - Пытаются найти один продукт, в котором автоматизированы и подходы PMBOK, и подходы agile.
Как мне кажется, такого продукта пока нет.
Несколько раз я сталкивался с ситуацией, когда на проектах приходилось использовать 2 программных продукта для управления проектом. Например, модель проекта я создавал в , но так как для создания одного из продуктов проекта использовался , то для ведения , формирования спринтов и контроля их исполнения мне нужен был другой программный продукт. В качестве таких продуктов на одном проекте мы выбрали , на другом был (его облачной версии), а в третьем мы разработали и внедрили собственный продукт для работы по . Надо сказать, что результатами использования 2 продуктов автоматизации управления проектом я был почти доволен. Единственной проблемой был перенос данных по списку задач, плановым трудозатратам и срокам из MS Project во второй продукт и перенос обратно данных по фактическим трудозатратам из выбранного для продукта в MS Project.
Кстати, мне еще ни разу не доводилось управлять проектами в компании, в которой к моему приходу уже была бы внедрена Информационная система для управления проектами. Вот почему я считаю, что для руководителя проекта важно иметь опыт внедрения программных продуктов для автоматизации управления проектами – иногда мы приходим руководить проектом в компании, где нет ИСУП.
Периодически я просматриваю информацию о том, какие программные продукты для управления проектами появляются. Года 2 назад я прочитал о том, что число продуктов, которые позиционируются как предназначенные для автоматизации управления проектами, перевалило за сотню. Недавно я нашел информацию, что их уже гораздо больше: http://4pm.com/how-to-select-project-software. Автор статьи - Dick Billows- пишет о том, что в последнем обзоре программного обеспечения управления проектами они обнаружили более 500 программных продуктов, которые удовлетворяют следующим минимальным требованиям:
- Поддержка диаграммы Ганта, которая четко показывает даты старта и финиша каждой задачи и последовательность их выполнения
- Расчет продолжительности задач и проекта от трудозатрат и данных о доступности ресурсов
- Генерация графиков и данных, позволяющих сравнивать реальную производительность с базовым планом проекта.
Итак, что же конкретно я могу посоветовать при выборе программного продукта? Для начала несколько соображений:
- Любой софт автоматизирует какие-то процессы и инструменты. Поэтому прежде чем выбирать софт, необходимо понимать какие процессы и используемые в них методы и инструменты предстоит автоматизировать. После выбора методологий нужно собрать бизнес-требования к ИСУП, после чего проверить их на наличие противоречий и найти для них решения. Для сбора бизнес-требований к программному продукту одним из перспективных подходов, на мой взгляд, является использование инновационных игр. Подробнее об этом подходе планирую написать позже.
- Методика отбора программы не должна быть слишком сложной. В своей статье Харви А. Левин, который имеет 38-летний опыт в управлении проектами и считается серьезным экспертом в выборе средств автоматизации, пишет, что при отборе ПО он учитывает около 200 характеристик и элементов. Одна из реакций на использование столь сложной методики отбора, которую он получил на одном из своих семинаров от клиента: "Это первый семинар, после посещения которого я ухожу с еще большим количеством вопросов, чем у меня было вначале." (http://www.advanta-group.ru/o-nas/stati/vybor-programmy-dlja-upravlenija-proektami-sbalansirovannyi-podkhod/)
- Программных продуктов для выбора не должно быть много, иначе процесс отбора станет слишком трудозатратным и дорогим.
Для отбора программы я рекомендую, кроме разработки списка требований к ней, выделить критерии. Например, такие:
- Степень покрытия требований в программе
- Наличие и способы оказания сервиса поддержки программы
- Совокупная стоимость владения программой (включает в себя все затраты на использование сервиса на протяжении его использования)
- Наличие и стоимость обучения работе в программном продукте
- Возможности интеграции с другими программными продуктами
Мой алгоритм выбора программы для автоматизации управления проектом:
- Собрать и проанализировать бизнес-требования к программе
- Разработать критерии отбора программы
- Определиться с ограничением по бюджету для автоматизации проектной деятельности
- Выбрать 2-3 коробочных решения
- Просмотреть их триальные или демоверсии
- Выбрать один продукт (или несколько, если все требования на одном продукте не реализуются) по разработанным критериям отбора
- Если программных продуктов понадобится для автоматизации несколько, и вы уже знаете, какими они будут, стоит узнать о возможности их интеграции и стоимости этого процесса
Понятно, что мой подход – не единственно возможный и не самый правильный. Многие из вас предпочтут сделать процедуру отбора более простой или выберут продукт интуитивно.
Однако, надеюсь, описанный подход натолкнет вас на размышления о том, с чего начать. И, уверен, вы придумаете, как этот подход можно улучшить.
Жду ваших соображений по описанной теме.
Успехов вам в выборе программного продукта для автоматизации управления проектами!
