В шапке
Как выбирать программный продукт для управления проектами

Как выбирать программный продукт для управления проектами

Давно хотел написать статью на эту тему, но все было некогда.  Уверен, многие из вас уже пробовали различные программы для управления проектами.  Кого-то полученный от их использования результат устраивает, а кто-то находится в перманентном поиске «жемчужины».

Сначала хочу написать об ошибках, которые часто совершаются при выборе программного продукта для управления проектом:

  1. Программный продукт выбирают по рейтингам популярности.
  2. Нет, я не против рейтингов. Но прежде чем их просматривать, надо бы понять, что программных продуктов для управления проектами очень много и функционал у них может отличаться на 80 %. Например, есть продукты для автоматизации управления проектом, в которых нет функционала по работе с сетевыми графиками, нет поддержки метода критического пути, анализа загрузки и функционала для выравнивания загрузки ресурсов и т.д.
  3. Продукт выбирают, не имея представления о процессах управления проектом и методологии управления проектом.
    Конечно, можно сначала выбрать продукт, а потом, отталкиваясь от его возможностей, выстраивать свои процессы управления проектом. Но, как мне кажется, это трудный и извилистый путь.
  4. Пытаются найти один продукт, в котором автоматизированы и подходы PMBOK, и подходы agile.

Как мне кажется, такого продукта пока нет.

Несколько раз я сталкивался с ситуацией, когда на проектах приходилось использовать 2 программных продукта для управления проектом. Например, модель проекта я создавал в , но так как для создания одного из продуктов проекта использовался , то для ведения , формирования спринтов и контроля их исполнения мне нужен был другой программный продукт.  В качестве таких продуктов  на одном проекте мы выбрали , на другом был (его облачной версии), а в третьем мы  разработали и внедрили собственный продукт для работы по . Надо сказать, что результатами использования 2 продуктов автоматизации управления проектом я был почти доволен. Единственной проблемой был перенос данных по списку задач, плановым трудозатратам и срокам из MS Project во второй продукт и перенос обратно данных по фактическим трудозатратам из выбранного для продукта  в MS Project.

Кстати, мне еще ни разу не доводилось управлять проектами в компании, в которой к моему приходу уже была бы внедрена Информационная система для управления проектами. Вот почему я считаю, что для руководителя проекта важно иметь опыт внедрения программных продуктов для автоматизации управления проектами – иногда мы приходим руководить проектом в компании, где нет ИСУП.

Периодически я просматриваю информацию о том, какие программные продукты для управления проектами появляются. Года 2 назад я прочитал о том, что число продуктов, которые позиционируются как предназначенные для автоматизации управления проектами, перевалило за сотню. Недавно я нашел информацию, что их уже гораздо больше: http://4pm.com/how-to-select-project-software.  Автор статьи - Dick Billows- пишет о том, что в последнем обзоре программного обеспечения управления проектами они обнаружили более 500 программных продуктов, которые удовлетворяют следующим минимальным требованиям:

  1. Поддержка диаграммы Ганта, которая четко показывает даты старта и финиша каждой задачи и последовательность их выполнения
  2. Расчет  продолжительности задач и проекта от трудозатрат и данных о доступности  ресурсов
  3. Генерация графиков и данных, позволяющих сравнивать реальную производительность с базовым планом проекта.

Итак, что же конкретно я могу посоветовать при выборе программного продукта? Для начала  несколько соображений:

  1. Любой софт автоматизирует какие-то процессы и инструменты. Поэтому прежде чем выбирать софт, необходимо понимать какие процессы и используемые в них методы и инструменты предстоит автоматизировать. После выбора методологий нужно собрать бизнес-требования к ИСУП, после чего проверить их на наличие противоречий и найти для них решения. Для сбора бизнес-требований к программному продукту одним из перспективных подходов, на мой взгляд, является использование инновационных игр. Подробнее об этом подходе планирую написать позже.
  2. Методика отбора программы не должна быть слишком сложной. В своей статье Харви А. Левин, который имеет 38-летний опыт в управлении проектами и считается серьезным экспертом в выборе средств автоматизации, пишет, что при отборе ПО он учитывает около 200 характеристик и элементов. Одна из реакций на использование столь сложной методики отбора, которую он получил на одном из своих семинаров от клиента: "Это первый семинар, после посещения которого я ухожу с еще большим количеством вопросов, чем у меня было вначале." (http://www.advanta-group.ru/o-nas/stati/vybor-programmy-dlja-upravlenija-proektami-sbalansirovannyi-podkhod/)
  3. Программных продуктов для выбора не должно быть много, иначе процесс отбора станет слишком трудозатратным и дорогим.

Для отбора программы я рекомендую, кроме разработки списка требований к ней, выделить критерии. Например, такие:

  1. Степень покрытия требований в программе
  2. Наличие и способы оказания сервиса поддержки программы
  3. Совокупная стоимость владения программой (включает в себя все затраты на использование сервиса на протяжении его использования)
  4. Наличие и стоимость обучения работе в программном продукте
  5. Возможности интеграции с другими программными продуктами

Мой алгоритм выбора программы для автоматизации управления проектом:

  1. Собрать и проанализировать бизнес-требования к программе
  2. Разработать критерии отбора программы
  3. Определиться с ограничением по бюджету для автоматизации проектной деятельности
  4. Выбрать 2-3 коробочных решения
  5. Просмотреть их триальные или демоверсии
  6. Выбрать один продукт (или несколько, если все требования на одном продукте не реализуются) по разработанным критериям отбора
  7. Если программных продуктов понадобится для автоматизации несколько, и вы уже знаете, какими они будут, стоит узнать о возможности их интеграции и стоимости этого процесса

Понятно, что мой подход – не единственно возможный и не самый правильный. Многие из вас предпочтут сделать процедуру отбора более простой или выберут продукт интуитивно.

Однако, надеюсь, описанный подход натолкнет вас на размышления о том, с чего начать. И, уверен, вы придумаете, как этот подход можно улучшить.

Жду ваших соображений по описанной теме.

Успехов вам в выборе программного продукта для автоматизации управления проектами!

Комментарии (2)
Макс Якубович2015-07-20 11:20:12
John Doe, в первой инфографике и не планировалось указывать названия программных продуктов. Наверное просто так выглядит - как будто напрашивается продолжение картинки ниже облака ) Кстати, я уверен, что в этом году уже появятся продукты, поддерживающие автоматизацию управления проектами как по методологии PMBOK, так и по фреймворку scrum
John Doe2015-07-20 10:49:04
Максим, здесь случайно/специально вырезаны названия продуктов после первой инфографики?
Войти как