В шапке
Усвоенные уроки – опыт для улучшения управления проектами

Усвоенные уроки – опыт для улучшения управления проектами

Наш мозг, как утверждают нейробиологи, обладает способностью прогнозировать будущее, опираясь на полученный опыт. Вот что пишет об этой важнейшей функции мозга К.Фрит: «Наш мозг предсказывает, что произойдет, когда мы совершим то или иное действие, и учитывает ошибки в своих предсказаниях, чтобы в следующий раз показать лучший результат».

По аналогии с работой мозга должна улучшаться и система управления проектами компании в части повышения точности прогнозов по срокам и бюджетам. Но мы слишком часто, только завершив один проект, бросаемся начинать новый, не рефлексируя над полученным опытом.

По моему мнению, одна из важных функций корпоративной системы управления проектами – накопление ошибок, допущенных в ходе выполнения проектов, и поиск решений, которые можно применить, чтобы избежать ошибок на новых проектах. Для улучшения прогнозов относительно сроков реализации проектов и их бюджетов компании необходимо постоянно анализировать причины успехов и неудач, выстраивать причинно-следственные связи, обнаруживать проблемы и искать для них решения. В конечном итоге должна быть создана постоянно пополняемая корпоративная база знаний по проектам, с легким доступом к ней руководителей проектов.

Почему нужно инвестировать в создание базы знаний по проблемам проектов? Если полученный опыт не стал достоянием компании, существует риск того, что другие проектные группы будут тратить время и энергию на проблемы, решение которых уже было найдено в прошлом. Вторая причина заключается в том, что пока полученные уроки не записаны, они являются достоянием участников команды проекта, которые рано или поздно покинут компанию и унесут знания с собой.

В управлении проектами принято говорить о пост-проектном обзоре (post-project review), как о способе проанализировать и зафиксировать полученные знания о выполненном проекте.

Инструментом для сбора данных о полученном опыте обычно является документ «усвоенные уроки» (Lessons learned). Он может стать плодом рефлексии проектного менеджера или результатом коллективного обсуждения на совещании. Учтите, что большая часть знаний, полученных на проекте, является так называемыми «неявными» знаниями, которыми участникам проекта трудно поделиться. А это значит, что если ваши сотрудники получили опыт, но не могут его передать компании, – компания теряет нематериальный актив.

Концепцию «неявного» знания в 50-е годы предложил М.Полани. «Неявное» знание – это знание, которое трудно выразить вербально, «явное» знание – хорошо вербализуется.

К «явным» знаниям на проекте относятся спецификации, процедуры, программный код, чертежи, базы данных, статистика, диаграммы, статьи, презентации – это знания, имеющие материальную форму. «Неявные» знания – полученные навыки, информация о проблемах и подходах к решению проблем на проекте, которая еще нигде не описана.

Развитие идей о двух типах знаний произошло в работе Нонака и Такеучи, описавших четыре способа трансформации знаний. Среди людей, занимающихся темой управления знаниями, есть мнение, что доля «явных» знаний в компаниях не превышает 20-30 процентов от всей базы знаний. Но для начала компании стоит научиться аккумулировать хотя бы «явные» знания. Для сбора «явных» знаний руководство компании может ввести некоторые правила проведения пост-проектного обзора (ППО), например, такие:

Правило Рекомендации
Придание пост-проектному обзору статуса важного мероприятия Обязательное участие в ППО вышестоящего над менеджером проекта руководителя. Иначе участники команды проекта могут относиться несерьезно к ППО
Срок проведения, место

ППО должен быть проведен вскоре после завершения проекта, так чтобы переживания не были забыты участниками (чтобы картина не «померкла» в памяти)

Лучше провести совещание не в рабочем помещении, а в зале для совещаний, чтобы участники команды проекта смогли сконцентрироваться на обсуждении усвоенных уроков
Участники Из «ядра» команды проекта должны присутствовать все – важно получить мнение каждого. Можно пригласить представителей заказчика и поставщиков 
Фасилитатор, атмосфера, удобная подача материала

Важно провести это совещание на высоком уровне. Подумайте о приглашении профессионального фасилитатора, если у вас в команде его нет

Постарайтесь создать атмосферу, в которой есть возможность выразить критические взгляды (иногда люди стесняются говорить критические вещи в присутствии топ-менеджеров)

По возможности подготовьте некоторые визуальные материалы. Например, временную диаграмму с отображением ключевых событий проекта (в том числе возникших проблем) 
Использование метафор и историй Прекрасно, если кто-то из вашей команды сможет подготовить рассказ о ходе проекта или подобрать яркие метафоры для случившихся в проекте проблем
Торжественные мероприятия, связанные с ППО На самом деле обсуждение усвоенных уроков можно завершить каким-нибудь торжественным мероприятием по поводу завершения проекта, на котором у руководителя проекта появится возможность поблагодарить участников команды на глазах у вышестоящего руководства

Кроме пост-проектного обзора и документа «усвоенные уроки», для передачи знаний по проектам можно использовать и установочное совещание по проекту. Например, в вашей компании (или в другой компании, которая готова поделиться с вами знаниями), только что закончился похожий проект. Пригласите руководителя этого проекта на установочное совещание по стартующему проекту и попросите рассказать об «усвоенных уроках» его проекта.

О том, как происходит извлечение опыта из выполненных проектов и передача знаний в другие проекты, можно почитать в работе «MANAGING LESSONS LEARNED AND TACIT KNOWLEDGE IN NEW PRODUCT DEVELOPMENT». Ее авторы исследовали 5 немецких компаний и выяснили, что с помощью ППО документируются «явные» знания, но «неявные», как правило, остаются в головах участников проекта. Это связано с тем, что «неявные» знания высказываются с помощью метафор, а менеджер, создающий отчет по совещанию, может считать, что записывать метафоры бесполезно, т.к. правильно их интерпретировать смогут только участники обсуждения.

Как можно извлекать «неявные» знания из выполненных проектов?

Интересной идеей, на мой взгляд, является внедрение в компании роли «брокера знаний». Основная задача такого человека, – передача усвоенных уроков из одного проекта в другой. Одно дело почитать «сухой» отчет об усвоенных уроках, а другое – послушать человека, который участвовал в ППО других проектов и может ответить на дополнительные вопросы или привести пару искрометных метафор, чтобы рассказать о возникших проблемах и найденных решениях. В случае если в компании внедрена роль «брокера знаний», он должен участвовать во всех установочных совещаниях для передачи усвоенных уроков.

Еще одним инструментом извлечения знаний о проектах может стать участие руководителей проектов в различных профессиональных сообществах, например, в обсуждениях профессиональными руководителями проектов тем в группе на Facebook или Linkedin, посещение какого-нибудь «Клуба руководителей проектов».

Итак, что же можно порекомендовать руководителям проектно-ориентированных компаний?

Когда я впервые узнал о практике пост-проектного обзора, решил, что обязательно буду писать документ «усвоенные уроки» в конце каждого проекта, которым я буду руководить. Даже если работодатель этого не будет требовать. Обоснование этому решению было простое – я буду это делать для улучшения своих навыков руководителя проекта и сохранения своей истории ошибок, проблем и найденных решений.

В своих проектах я использовал следующий подход:

  1. По завершении проекта я рассылал каждому участнику команды проекта ответы на два вопроса: «Что в проекте тебе понравилось?», «Что ты считаешь главными ошибками проекта?»
  2. Все мнения участников обобщались в один документ
  3. Организовывалось совещание, на котором модератор зачитывал все ответы на вопрос «Что в проекте тебе понравилось?» и далее обсуждались все ответы на вопрос «Что ты считаешь главными ошибками проекта?»
  4. После обсуждения ответов на вопросы об ошибках модератор записывал идеи в третье поле документа «Что мы сделаем по-другому в новом проекте?»
  5. Оставалось только красиво оформить документ, и мы получали «Усвоенные уроки проекта»

На мой взгляд, такой подход к извлечению уроков -  это первый шаг на пути к зрелости в управлении полученными уроками.

Подумайте над этим. Удачи вам в проектах!

Комментарии (0)
Войти как