В шапке
Как антирисковые мероприятия влияют на срок и бюджет проекта

Как антирисковые мероприятия влияют на срок и бюджет проекта

Помните, я писал про дату нанопроцентной вероятности завершения проекта в срок (дата N) и про диапазон допуска, который  в реальности составляют плюс 150-200% от рассчитанной даты N без учета рисков? (см в статьях:"Проекты с нанопроцентной вероятностью завершения в срок" и "Как учесть неопределенность при планировании проекта?")

Этот диапазон в плановых сроках проекта появляется во многом потому, что руководитель проекта в самом начале слишком оптимистично смотрит на проект и не думает о возможных проблемах (рисках проекта). Кроме того, он слишком много усилий тратит на борьбу с последствиями материализации рисков. Вот и получается, что плановый срок зачастую превышается в разы.

Доработаем кейс, связанный с проектом проведения корпоративного выезда на природу, который мы рассмотрели в прошлой статье. Для этого проекта мы рассмотрели для примера 2 риска (на самом деле их, конечно, намного больше):

Риск 1: Дождь во время проведения мероприятия намочит палатки, что приведет к нежеланию большинства участников ночевать в них.

Риск 2: Жара вынудит органы власти издать запрет на посещение лесопарковых зон и разжигание костров и запрет этот продлится на время проведения мероприятия, в результате чего участникам не на чем будет готовить пищу и нечем освещать площадку лагеря.

Мы определили, что риск, связанный с дождем, для нашего проекта менее важный, чем риск того, что на время проведения мероприятия будет запрещено жечь костры.

Управление рисками сводится к тому, чтобы нивелировать влияние рисков на проект, а в идеале полностью убрать потенциальную проблему из проекта.

При планировании реагирования на риски важно сопоставлять стоимость последствий материализации риска и стоимость мероприятий по реагированию на риски. Экономическая суть управления рисками сводится к выбору антирисковых мероприятий, которые стоят меньше, чем стоимость последствий риска, но при этом сводят вероятность или влияние риска на проект к минимальному значению (в идеале – к нулю). Поэтому мы должны проработать несколько вариантов антирисковых мероприятий и выбрать из них оптимальные варианты.

В литературе по управлению проектами чаще всего описываются четыре стратегии работы с рисками. Рассмотрим их на примере нашего кейса.

Стратегия уклонения предполагает полное исключение риска из проекта. Мы должны придумать реагирование, которое позволит быть уверенными, что риск не материализуется. Это самая «дорогая» стратегия, т.к. для некоторых рисков она вынуждает отказываться от работ, которые сопряжены с риском, менять цели проекта или, в самом радикальном случае, отказываться от проекта.

Попробуем уклониться от наших рисков.

Чтобы быть уверенным на 100%, что дождь не повлияет на мероприятие, мы должны провести его под крышей, а это повлияет на формат мероприятия.

В случае риска с запретом на разжигание костров мы должны либо обойтись без костра (а это может привести к изменению формата праздника), либо придумать, как заменить костер на что-то другое. Костер в походе служит нескольким целям: приготовление пищи, проведение разных мероприятий у костра. Например, для приготовления пищи мы можем купить газовую горелку, для второй цели она в принципе тоже применима. Но ничто не заменит удовольствия от времяпрепровождения у костра, так что в данном случае стратегия уклонение повлияет на восприятие участниками качества мероприятия.

Стратегия передачи перекладывает последствия материализации риска и ответственность за реагирование на третью сторону, при этом сам риск не устраняется. Передача риска практически всегда предполагает финансовые затраты на передачу и получение финансовой компенсации в случае материализации риска.

Можем ли мы передать кому-то риск, связанный с дождем? По-видимому, можем, отдав организацию мероприятия «под ключ» и прописав в контракте параметры качества мероприятия. При этом в контракте нужно предусмотреть штрафы за то, что участники могут намокнуть.

Так же можно передать и риск с костром, прописав в контракте «под ключ», что в случае отсутствия огня на месте проведения это будет считаться снижением качества мероприятия и наказываться штрафом. При этом контракт с организатором мероприятия «под ключ» должен быть подписан на условиях с фиксированной ценой. Что бы ни случилось – теперь за риск платят они.

Стратегия снижения является самой распространенной и может применяться к любому риску, т.к. подразумевает уменьшение вероятности или влияния риска на проект.

Применим эту стратегию для наших рисков. Сначала проработаем риск с дождем.

Можно ли как-то снизить вероятность дождя? Очевидно, нет. Подумаем, как можно снизить его влияние на проект. К примеру, можно купить тент (или несколько тентов) и натянуть его над всеми палатками – это позволит на некоторое время сохранить палатки и место для приготовления пищи сухими.

Можно ли снизить вероятность того, что запрет на разжигание костров будет действовать во время мероприятия? И снова нет. Поработаем с влиянием риска на проект. Можно обойтись вообще без огня, закупив пищу, которая не требует разогрева. Наверное, не всем она понравится, но зато мы можем обойтись без огня. Ночью нам, конечно, будет не хватать костра, но с этим можно мириться.

Ну и четвертая стратегия – это принятие риска. Как видно из самого названия, мы предполагаем до наступления риска «ничего не делать». Для русских людей это любимая стратегия работы с рисками =)

Но, как оказалось, совсем ничего не делать – это не управление рисками. Есть два варианта для стратегии принятия – активное и пассивное принятие. Активное принятие – формируется резерв времени на устранение последствий материализации риска и резерв денег.

Пассивное принятие – предполагает наличие плана Б на случай, если риск материализуется.

В примере с рисками проекта корпоративного выезда применим стратегию принятия:

В случае если дождь все-таки пойдет, мы можем перенести мероприятие «под крышу». Для этого у нас должна быть предварительная договоренность с арендаторами помещения и резерв денег на оплату аренды помещения. Кроме этого, нужен план мероприятий в формате «под крышей».

Для ситуации, когда разжигать огонь будет запрещено, активное принятие будет состоять в том, чтобы иметь запас денег на покупку газовой горелки, и если в день до проведения праздника продолжение действия запрета будет действовать, мы совершим эту покупку. В принципе, до дня проведения горелку можно не покупать.

Итак, из описанных четырех стратегий нужно выбрать те, которые наиболее адекватно подходят нам с точки зрения стоимости воплощения стратегий.

Обобщим стратегии в табличке.

Формулировка риска  Стратегия  Мероприятия до возникновения риска Мероприятия после возникновения риска
Дождь во время проведения мероприятия намочит палатки, что приведет к нежеланию большинства участников ночевать в них  Уклонение Провести мероприятие под крышей  ---
Передача Отдать организацию мероприятия подрядчику «под ключ», прописав в контракте параметры качества мероприятия. При этом в контракте предусмотреть штрафы за то, что участники могут намокнуть Выставить штрафные санкции подрядчику-организатору мероприятия
Снижение Купить несколько тентов, которые можно натянуть над всеми палатками лагеря и местом приготовления пищи  Смонтировать тент над палатками (если пойдет дождь)
Принятие

Заключить предварительную договоренность с арендаторами помещения о переносе мероприятия в помещение на случай дождя.

Заложить резерв денег на оплату аренды помещения.

Создать план мероприятий для формата праздника «под крышей».
Воспользоваться договоренностью с арендаторами и перенести мероприятие под крышу. Реализовать программу мероприятий для формата «под крышей» 
Жара вынудит органы власти издать запрет на посещение лесопарковых зон и разжигание костров и запрет этот продлится на время проведения мероприятия, в результате чего участникам не на чем будет готовить пищу и нечем освещать площадку лагеря  Уклонение

Купить газовые горелки в нужном количестве

Купить устройства для освещения площадки лагеря 
---
Передача Отдать организацию мероприятия подрядчику «под ключ», прописав в контракте параметры качества мероприятия. При этом в контракте предусмотреть штрафы за то, что участники могут остаться без приема пищи  После того, как станет ясно, что еды не хватает – поехать в город и купить пищу, которую не нужно греть или готовить на огне 
Снижение

Купить про запас пищу, которую не нужно греть или готовить на огне

Пересмотр бюджета и сроков проекта
Принятие Заложить запас денег на покупку газовой горелки Если в день проведения праздника запрет будет действовать, использовать заложенные деньги на покупку газовой горелки 

Давайте проанализируем, какие из описанных стратегий наиболее уместны для каждого риска. Для риска, связанного с дождем:

  1. Стратегия уклонения от риска дождя предполагает перемещение праздника под крышу, а это приводит к радикальному изменению содержания проекта, т.к. нужно менять формат праздника. Пока не очень подходящая стратегия.
  2. Отдать организацию мероприятия «под ключ». В принципе, вполне адекватная стратегия. Для принятия решения «делать своими силами» или «отдать подрядчику» нужно проводить сравнительный анализ двух вариантов, по крайней мере, в части бюджета.
  3. Купить тенты. Думаю, тенты лишними не будут. Вопрос только в их количестве и стоимости.
  4. Заключить предварительную договоренность с арендаторами помещения о переносе мероприятия в помещение на случай дождя. Наверное, это можно попробовать сделать, если, конечно, найдется такой арендатор на таких условиях. Ну и естественно, нужно заложить резерв денег на оплату аренды помещения и создать план мероприятий для формата праздника «под крышей».

Итак, из четырех стратегий для риска, связанного с дождем, я бы сначала попробовал с заказчиком проекта обсудить подход с организацией мероприятия подрядчиком «под ключ». Если заказчик откажется от этого варианта, то использовал бы мероприятия для стратегии снижения риска и активного принятия. Если же в день проведения праздника будет ливень, то я бы перенес мероприятия «под крышу», воспользовавшись имеющимися договоренностями.

Для второго риска анализ стратегий проводить не буду – подход абсолютно аналогичен.

После выбора стратегий работы с рисками руководителю проекта необходимо заложить антирисковые мероприятия в план проекта, добавить резервы времени и денег для тех рисков, по которым была принята стратегия активного принятия, и только после этого можно согласовывать с заказчиком плановый срок проекта и его бюджет.

Итак, важный вывод из работы с рисками: проект, для которого сроки и бюджет рассчитаны с учетом антирисковых мероприятий, имеет гораздо больше шансов стать успешным.

Лично мне после полученных уроков на выполненных проектах стало понятно, что управление рисками – это одна из главных областей знаний, которой должен заниматься руководитель проекта.

Удачи вам в управлении рисками и успешных вам проектов!

Комментарии (0)
Войти как