В шапке
С какими проблемами сталкиваются Проектные офисы в белорусских компаниях

С какими проблемами сталкиваются Проектные офисы в белорусских компаниях

При реализации проектов многие компании сталкиваются с серьезными сложностями, пытаясь решить их теми же методами, что и другие задачи. Постепенно к руководству компании подбираются слухи о том, что другие компании для повышения успешности своих проектов внедряют Системы управления проектами и создают проектный офис, который становится «мотором» проектной деятельности в компании.

Проектные офисы существуют во многих белорусских компаниях и не один год. Мне стало интересно, с какими проблемами сталкиваются проектные офисы в нашей стране и я опросил трех руководителей проектных офисов на предмет трех ключевых проблем, с которыми они столкнулись и не смогли решить. Конечно, выборка не репрезентативна, но все же, некоторые выводы из опроса сделать можно.

Проблемы одного из белорусских проектных офисов, действующих в производственной компании:

  1. В силу разнообразия программного обеспечения для управления проектами, не подобрали продукт, который бы позволял формировать плана проекта, при этом резервировал  ресурсы, но не конкретных людей, а компетенции и роли. Разрабатывать под себя такой продукт нет желания и денег.
    При этом в продукте надо иметь возможность сделать предварительную оценку  не только потребности в определенной компетенции, но и получить информацию о дефиците данной компетенции на период времени.
  2. Так как у проектного офиса нет системного инструмента для распределения людей по проектам и прогноза в том, какие компетенции понадобятся в ближайшее время (квартал, полугодие),  то  формирование кадрового резерва происходит на основании интуиции.
  3. Плановые оценки трудоемкости и сроков пока еще далеки от фактических, несмотря на то, что в компании внедрена модель метрик и метод PERT, периодически проводится обучение сотрудников по методологиям оценки задач

Проблемы проектных офисов, функционирующих в двух беларуских банках:

  1. Отсутствие должной поддержки самого главного руководителя в использовании проектного подхода.
  2. Сложности с формированием корпоративной культуры проектного управления на  всех уровнях организационной иерархии.
  3. Отсутствие системы мотивации за проектную деятельность (это отметили 2 руководителя проектных офисов).
  4. Ограниченность ресурсов и постоянно растущие потребности в ресурсах для выполнения проектов. Нужна  расстановка приоритетов на уровне банка.
  5. Отсутствие ресурсного планирования, чтобы можно было прогнозировать, каких ресурсов не хватает, и в каких проектах возникает конфликт интересов. 

Интересно сравнить проблемы наших проектных офисов с проблемами зарубежных. Недавно мне попалась на глаза статья компании ChangePoint, в которой коллеги провели опрос 1200 респондентов на предмет того, с какими проблемами и сложностями сталкиваются их Проектные офисы на пути к созданию гибких организаций.

Состав респондентов по географии был следующим: 57% из Северной Америки, 23% из Европы, Среднего Востока и Африки, 15% из Австралии и Новой Зеландии и 5% из Южной Америки.

При этом, в опросе участвовали компании из более чем 20 различных сфер деятельности.

Авторы исследования задали вопрос респондентам, относительно программного обеспечения, которое используется в их компании для управления проектами.

Надо отметить, что во многих компаниях  ИСУП построена на базе нескольких программных продуктов, например, часть функций может быть автоматизировано на базе MS Excel, а часть – в каком-нибудь продукте. В итоге, авторы исследования  узнали, что 75% организаций до сих пор используют электронные таблицы для выполнения части функций по автоматизации проектной работы,  76% компаний используют  решения on-premise  и только  53% используют облачные решения или решения, основанные на хостинге.

Как видим, и у них с автоматизацией проектной деятельности еще далеко не все в полном порядке.

Второй вопрос, который показался мне интересным, был  относительно того, имеет ли компания возможность отслеживать состояние ее проектов в реальном  режиме. На этот вопрос 41% респондентов ответили, что такой возможности нет, либо что они не уверены в том, что владеют информацией по данному вопросу.

При этом только 48% из опрошенных респондентов  имеют возможность отслеживать загрузку используемых в проектах ресурсов. О схожей проблеме упомянули и руководители белорусских проектных офисов.

И третий вопрос, ответ на который был мне интересен: Каковы наиболее сложные аспекты управления командой проекта?

Оказалось, что подавляющее большинство респондентов сочли самым сложным 2 аспекта: почти 47% указали на сложности с управлением расписанием команды и  загрузкой участников команды, и 46% написали о том, что основная сложность - коммуникации между разными подразделениями.

И снова загрузка ресурсов!  Видимо, управление ресурсами в проектной работе - действительно серьезная проблема.

В принципе,  если проанализировать ответы белорусских руководителей проектных офисов, можно заметить, что они сталкиваются с теми же проблемами, с которыми сталкиваются их зарубежные коллеги, за исключением одной: о проблеме с отсутствием системы мотивации за проектную деятельность я не нашел упоминания в отчете компании ChangePoint. Возможно, для зарубежных проектных офисов – это уже давно не проблема, тогда как руководители наших компаний пока не понимают, зачем отдельно платить за работу в проектах, сотрудники и так получают оклад.

Странно, что ни один из наших руководителей проектного офиса не упомянул о сложностях в коммуникациях различных подразделений в проектной работе. Уже давно я заметил, что эту проблему у нас часто не замечают.

Итак, если подвести итоги, то проблемы проектных офисов в Беларуси и за рубежом, примерно одинаковы:

  • В автоматизации проектной деятельности все еще доминирует электронная таблица )
  • Сложности с управлением ресурсами

Ну что же, у компаний, занимающихся внедрением ИСУП, впереди еще много работы, как и у проектных офисов. Поэтому пожелаем и тем и другим удачи и результативного сотрудничества!

Комментарии (0)
Войти как