В шапке
Как поставили цель перед проектом, такой результат и получили

Как поставили цель перед проектом, такой результат и получили

В исследовании PMI 2018 года, есть интересная статистика по проблемам, возникающим в проектах. Вопрос был задан респондентам следующим образом:

«В  проектах, начатых в вашей организации за последние 12 месяцев, которые были остановлены без получения результатов и признаны провальными, каковы были основные причины этих провалов? (Можно было выбрать до 3 причин)».

Результаты опроса 4455 практикующих руководителей проектов представлены на диаграмме ниже:

Как видим, второе и четвертое место в списке причин провала проектов заняли причины, связанные с целями проектов, а третье место заняли ошибки при сборе требований.

В этой статье я хочу рассказать об алгоритме, который позволяет сформулировать правильно цель проекта, а затем перейти от цели к списку задач проекта.

Ниже представлена диаграмма, на которой изображена суть подхода:

Сначала разберемся с определением термина «цель».  Википедия дает следующее определение цели:

Цель —  конечный результат, на который преднамеренно направлен процесс.

Мне больше нравится такое определение: цель – это описание результата, который нужно достичь по итогу проекта, с учетом ограничений по бюджету и срокам.

Если опираться на это определение, то цель должна описываться через результат какого-то процесса. Процесс обычно определяют, как некоторую активность, направленную на преобразование объекта из начального состояния в целевое. Таким образом, получается, что в формулировке цели обязательно должно присутствовать описание ожидаемого результата и способа его достижения.

Для формулировки целей в бизнесе часто используется техника SMART. Суть этой техники в проверке формулировки цели по следующим критериям:

Specific — конкретная. В этом месте я предлагаю описать результат, который бизнес хочет получить от проекта.

Measurable — измеримая. Цель должна содержать описание метрики, с помощью которой можно измерить степень достижения запланированного результата.

Achievable — достижимая. Мое понимание критерия «достижимости» заключается в описании способа достижения цели и имеющегося у заказчика проекта бюджета для получения результата.

Relevant — соответствующая другим вышестоящим целям. В этом месте я предлагаю объяснить какой более высокой цели служит данная цель. Можно задать вопрос: а для чего нам нужен тот результат, который мы описали выше?

Timed/Time-bounded — ограниченная во времени.

Давайте разберем использование SMART на примере.

Допустим, некоторая компания, занимающаяся оптовой торговлей, решила внедрить CRM-систему. Руководитель проекта, знакомый с причинами провала проектов, предлагает заказчику проекта сформулировать SMART-цель проекта.

Заказчик проекта формулирует цель следующим образом:

«Снизить стоимость привлечения нового клиента на 10% благодаря автоматизации процессов продаж на продукте Битрикс24 до 30.12.2021 , потратив не более 10000 долларов США».

Проверим, все ли критерии из  SMART покрыты в данной формулировке?

S - Снизить стоимость привлечения нового клиента

M - на 10%

A - благодаря автоматизации процессов продаж на продукте Битрикс24, потратив не более 10000 долларов США

R – для чего это нужно компании? Ответ на этот вопрос в формулировке не раскрыт.

T – до 30.12.2021

Давайте доработаем формулировку и ответим на вопрос: «Для чего Заказчику проекта нужно снизить стоимость привлечения нового клиента на 10%?»

Предположим, руководство компании поставило цель: Увеличить среднюю рентабельность проектов. При этом, расходы не привлечение нового клиента по политике управленческого учета компании относятся  на первый проект с клиентом.

В этом случае становится понятно, что снижение стоимости привлечения нового клиента нужно для увеличения средней рентабельности проектов.

Полная формулировка цели будет такой: «Снизить стоимость привлечения нового клиента на 10% благодаря автоматизации процессов продаж на продукте Битрикс24 для увеличения средней рентабельности по проектам, до 30.12.2021, потратив не более 10000 долларов США».

Сложно ли ставить цели по SMART? Мой опыт показывает, что для большинства людей это сложно.

Но, если мы не поставим измеримую цель, как в конце проекта можно судить о степени достижения цели?

А сейчас перейдем к описанию результатов по проекту. Итоговый результат, ради которого затевается проект – это Стоимость привлечения нового клиента, сниженная по отношению к текущему уровню стоимости и измеренная через 1 месяц после внедрения Битрикс24. Для того, чтобы получить этот результат проекта нужно реализовать ряд промежуточных результатов проекта, например таких:

  • Документ, описывающий требования к автоматизации процессов продаж.
  • Программный продукт Битрикс24, настроенный в соответствии с требованиями.
  • Обученные работе в Битрикс24 пользователи.
  • Регламент, описывающий работу сотрудников с клиентами
  • Работающий сервис поддержки пользователей программного продукта

Получение промежуточных результатов проекта должно с высокой степенью вероятности гарантировать получение итогового результата проекта.

Итак, мы рассмотрели, как формулировать цель проекта с использованием критериев SMART и как декомпозировать цель на результаты.

Но, проект состоит из задач и исполнители работают над задачами проекта. Как от результатов перейти к задачам?

Самая правильная техника перехода к задачам, на мой взгляд, состоит в том, чтобы описать требования к каждому промежуточному результату проекта, и на основании имеющихся требований сформулировать перечень задач.

О том, как извлекать требования к результатам проекта на примере проекта внедрения CRM и какими могут быть эти требования я уже писал в этой статье: https://project-management.zis.by/start-proekta/chto-nuzhno-sdelat-do-starta-proekta.html

Нам осталось разобрать последнюю трансформацию в пирамиде: от требований к задачам.

У  нас есть список требований к такому результату, как «обученные сотрудники»:

  1. Сотрудники должны пройти обучение по работе с программным продуктом
  2. Для обучения сотрудников должна быть разработана программа обучения (могут быть требования к содержанию программы)
  3. Обучение должно проходить на реальных примерах компании. Примеры для обучения должны быть утверждены заказчиком проекта
  4. По итогам обучения проходит тестирование знаний сотрудников. Средний балл по итогам тестирования на знание программного продукта составляет не менее ___ баллов (по 10-бальной шкале)
  5. Требования к методике тестирования знаний сотрудников следующие: каждый сотрудник должен создать 10 реальных лидов в программе, внести в карточку лида результаты переговоров,  перевести лида на следующую стадию процесса, сформировать отчет по конверсии лидов.

Переходим к списку задач по данному результату проекта:

  1. Подготовить программу обучения сотрудников по работе в CRM
  2. Согласовать программу обучения сотрудников по работе в CRM
  3. Подготовить реальные примеры для обучения
  4. Утвердить примеры для обучения у Заказчика проекта
  5. Подготовить компьютерную технику и базу в CRM для обучения
  6. Провести тестирование знаний сотрудников по итогам обучения
  7. Рассчитать средний балл по итогам обучения

Как видите, переход от списка требований к списку задач уже не представляет особых сложностей. Но, при создании списка задач на основе требований к результатам руководитель проекта сильно снижает вероятность того, что какие-то задачи будут забыта.

Подход, который я описал в данной статье, выработан мной на основании 16-летнего опта управления проектами и , безусловно, нуждается в шлифовке и улучшении.

Если у вас есть идеи как его улучшить, я открыт к общению.

 

 

 

 

 

Комментарии (0)
Войти как